Surcharge pour tous !

En ce jour de pont du 1er novembre, j’ai le temps d’écrire ce billet de blog : beaucoup de personnes avec qui je pourrais avoir des interactions sont en vacances, les clients que j’accompagne sont en congés, le monde du travail se repose après une rentrée surchargée.

Et à chaque période de vacances scolaires, à chaque rentrée, chaque année, c’est toujours la même chose : les pics de charge de travail succèdent au pics de baisse de travail qui succèdent aux pics de charge de travail, etc… avec comme une impression de déjà vu.

Tiens, et si on était dans un système qui auto-entretenait le problème ?

Voir le système

Je m’essaie à une petite représentation systémique avec un diagramme de boucles causales.surcharge_pour_tous

Partons en haut à gauche avec une rentrée de septembre et tout le monde au travail  : beaucoup de nouveaux sujets démarrent. S’en suit une augmentation des sollicitations donc des interactions avec des personnes différentes. Ces nombreux sujets en parallèle et interactions ont un coût qui augmente ma charge de travail, mènent à la surcharge et au manque de Slack Time (temps « libre » pour absorber les imprévus). Irrémédiablement après quelques semaines, je fais attendre certains sujets et augmente les files d’attente. Sujets en retard, pression… C’est épuisant et j’ai besoin de vacances !

Enfin les vacances ! Pendant que je me repose, mes sujets restent en plan et ceux qui travaillent m’attendent… Encore plus de files d’attente, encore plus de retards !

Sur le diagramme on voit bien les 2 boucles amplificatrices de mon problème de files d’attente :

  • files d’attente entraînent retards, pression, vacances et encore plus de files d’attente pendant les périodes de vacances…
  • files d’attente entraînent retards, plus encore de sujets en cours, d’interactions, de charge de travail et donc de files d’attente quand tout le monde est là…

Quelles solutions pour mon problème ?

Un seul moyen de s’en sortir : réguler le système et lui mettre des contraintes ! Et s’inspirer du Lean :

  • « limiter le travail en cours »
  • « s’imposer du slack time »
  • « diminuer la taille des sujets »

Encore une fois les solutions de facilité sont celles qui amplifient le problème :

  • dire oui aux sollicitations parce qu’on a du temps disponible,
  • dire oui parce que c’est quelqu’un d’important,
  • ne pas découper les gros sujets car ça prend du temps.

Comme souvent les solutions de fond sont moins naturelles et demandent un effort a priori plus important mais en prenant du recul sur le système, on se rend compte qu’elles régleraient le problème :

  • oser dire non aux sollicitations alors qu’on a du temps disponible,
  • oser dire non alors que c’est quelqu’un d’important,
  • découper les gros sujets en plus petits éléments de valeur alors qu’on a l’impression que ça va retarder les autres sujets.

Dernier levier pour sortir de ce système : ne pas prendre de vacances !

Car n’oubliez pas, comme disait Paul Watzlawick : « Le problème est la solution » 🙂

A bientôt pour regarder un nouveau système !

 

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