Comment préparer et animer le kickoff d’un coaching d’équipe ?

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Le kickoff est l’un des éléments les plus importants pour la réussite d’un coaching d’équipe. Il représente la rencontre officielle entre le coach et l’équipe qu’il va accompagner sur les prochains mois. J’attache une grande importance à cet événement car je considère qu’il contribue, avec le cadrage, à plus de 50% de la réussite du coaching de l’équipe. Le kickoff apporte la légitimité au coaching, de l’engagement et de l’alignement de la part de l’équipe. Il permet de créer les meilleures conditions pour le coaching.

Pourquoi le kickoff est important ?

Le kickoff de coaching est l’occasion pour le commanditaire de présenter officiellement les motivations, les enjeux à lancer un coaching pour l’équipe. Cela permet à l’équipe de voir que l’accompagnement est soutenu par le management et qu’il n’est pas une énième activité à faire si elle a le temps. Le management précisera d’ailleurs le temps qui a été aménagé pour le coaching.

Le kickoff permet à l’équipe de mesurer les enjeux mais aussi le contexte de départ et les difficultés qu’elle a aujourd’hui. Si l’équipe ne les aborde pas, elle ne sera pas alignée sur les premières actions à mener. Il n’y aura pas un réel engagement car il existera des débats sur la pertinence du problème à régler.

Le kickoff met en relation, peut être pour la première fois, le coach et l’équipe où chacun va se présenter et se découvrir. C’est le moment pour le coach de créer les premières briques de la confiance en expliquant notamment ce qu’est le coaching d’équipe, en parlant de ses expériences, ce qui l’a amené là, etc.

Le kickoff doit également offrir de la place aux questions que pourraient avoir les membres de l’équipe.

Préparation du kickoff

Avant le kickoff, il y a le cadrage, qui permet de valider / affiner la demande du commanditaire et d’avancer vers la formulation des objectifs du coaching de l’équipe. Le coach veillera à ce que les objectifs puissent être tangibles, mesurables. “Devenir agile” n’est pas un objectif mais un des moyens pour atteindre un résultat.

Pendant le cadrage, l’importance du kickoff doit être abordée de tel sorte à ce que le commanditaire puisse s’y préparer. Il aura en effet pour mission d’organiser le kickoff et de réfléchir aux personnes à inviter en plus des membres de l’équipes. Ce travail de préparation du kickoff est bien sûr à mener avec le coach qui aidera le commanditaire à sur les aspects suivants :

  1. Identifier les bonnes personnes à convier : exemple de personnes à inviter en plus de l’équipe: le responsable du service / département, certains clients, le métier, le product owner (précisé ici bien qu’il fasse en théorie partie de l’équipe), etc.
  2. Trouver le lieu et l’aménagement adéquat : exemple de salle et d’aménagement : le choix de la salle doit se faire en intégrant le meilleur compromis des contraintes de chacun, notamment si les participants sont basés sur des sites différents. Prévoir une grande salle avec un vidéoprojecteur et des rangées de chaises directement orientée vers la projection. Eviter les salles classiques de réunion avec une table ovale ou rectangulaire au milieu. Pour l’aménagement, prévoir un tableau blanc ou bien un paperboard et une disposition des chaises en demi-cercle pour la seconde partie du kickoff.
  3. Construire l’agenda et l’accompagner dans sa posture de “Host Leader” pour le jour de l’événement.

Déroulement du kickoff

Exemple d’agenda :

9h00 : Accueil – Café

9h30 : Icebreaker : moment pour se connecter entre les participants et à l’événement.

9h45 : Mots du responsable du service / département et du manager de l’équipe pour présenter les enjeux 2019, présenter la démarche de transformation agile de l’entreprise s’il en existe une, et affirmer le choix d’investir dans un accompagnement agile de l’équipe pour faire face à ces enjeux.

10h15 : Présentation du coach, son parcours, ses expériences dans le coaching, sa vision du coaching, etc.

10h30 : Atelier pour aligner l’équipe sur l’état de la chaîne de valeur et identifier les premières actions sur lesquelles travailler.

12h00 : Clôture

Optionnel pour l’après midi : atelier sur le premier sujet identifié.

Exemple de déroulement

Pour l’icebreaker, j’aime bien demander aux participants de présenter leur voisin. Je leur donne quelques minutes pour échanger avec leur binôme et capturer leur attente de cet événement.

J’insiste auprès du commanditaire pour qu’il essaie de faire venir le responsable du service / département, ne serait ce que quelques minutes afin de parler de sa vision, des enjeux et son souhait de voir l’équipe accompagnée. Le manager intervient ensuite pour présenter les enjeux au niveau de l’équipe et la démarche d’accompagnement, notamment les différentes rencontres qui auront lieu entre l’équipe et le coach.

Le manager me passe ensuite la main pour que je me présente,  j’explique en quoi consiste un accompagnement et parle des prochaines étapes avec l’équipe.

J’utilise souvent l’outil VSM pour faire prendre conscience à l’équipe l’ensemble des activités et des temps d’attente de la chaîne de valeur à laquelle elle contribue. Grâce à cet outil, l’équipe peut identifier les activités ou temps d’attente qui méritent discussion. Ces sujets d’amélioration vont alimenter un tableau Kanban d’amélioration continue qui servira de guide pour les ateliers avec le coach.

Au terme de l’atelier, je propose à l’équipe de travailler ensemble sur le premier sujet lors de notre prochaine rencontre. Il peut exister une certaine crainte chez le coach que les sujets privilégiés par l’équipe s’éloignent des sujets habituels que l’on trouve dans la littérature sur l’agilité. Dans les faits, il est très souvent question de collaboration et d’organisation, ce qui donne à l’équipe l’occasion d’expérimenter des pratiques différentes avec le coach (management visuel, cérémonies, flux de travail, rôles, etc.).

La clôture est l’occasion pour l’équipe de faire part de son sentiment, de poser ou de revenir sur des questions relatives à l’accompagnement. Le coach n’oubliera pas de préciser la date de sa prochaine rencontre avec l’équipe, si possible la même semaine ou celle qui suit le kickoff.

Le contrat de coaching tripartite (coach, commanditaire, équipe), préparé depuis plusieurs semaines lors de sessions de cadrage et de discussions entre l’équipe, les parties prenantes et le commanditaire, est officialisé au terme du kickoff.

J’ai commencé à structurer cette démarche de kickoff lorsque j’ai pris conscience du risque pour le coach d’être perçu par l’équipe comme quelqu’un tombé de nulle part qui va lui prendre du temps. Afin de donner un maximum de chance à l’accompagnement, il est nécessaire de lui donner de la légitimité et de la place dans la vie de l’équipe. N’hésitez pas à réagir en commentaire en m’indiquant par exemple la démarche que vous utilisez / préférez pour le kickoff d’un accompagnement d’équipe.

photo credit: KeithJJ via pixabay (license)

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