Le coach agile doit-il connaître Jira ?

Jira Software est un outil de suivi de projets très populaire dans le monde de l’entreprise. Etant donné que le coach agile aide les équipes à trouver un bon flux de travail (workflow), il est probable que cela remette en question le flux actuel proposé par leur outil numérique de suivi de projets. Est-ce au coach agile d’accompagner les équipes dans la mise en place ou la modification d’un projet Jira ? Si oui, de quel niveau de connaissance doit-il disposer ? Même s’il dispose de la compétence, le coach pourrait tomber dans le travers de “faire” à la place de quelqu’un d’autre dans l’organisation plutôt que d’accompagner. Examinons les situations où cette initiative du coach est utile à l’organisation.

Jira Software n’est pas le seul outil de gestion de projet agile. Il en existe d’autres comme VersionOne, TargetProcess, Tuleap, Team Foundation Server, Redmine, Trello, etc. mais je l’ai choisi car il représente bien la problématique de compétence à avoir ou pas dans la besace du coach agile que je développe dans cet article.

Le coach agile aide l’équipe à identifier son flux de travail ainsi que la meilleure approche agile (Scrum, Kanban, etc.). Il peut utiliser pour cela un outil comme le VSM, qui permet de lister les différentes activités nécessaires à une chaîne de valeur. Quand est venu le temps de transposer le nouveau flux de travail dans l’outil numérique de gestion de projets, les équipes sont souvent en difficulté car, bien qu’elles sachent utiliser l’outil, elles ne maîtrisent pas les fonctionnalités qui lui permettraient de faire des adaptations. Il arrive parfois que ces fonctionnalités soient rendues inaccessibles par l’équipe en charge des outils de l’entreprise.

Pourquoi le coach agile s’impliquerait-il sur l’outil alors que ce serait à l’équipe de réaliser les démarche pour se former / mettre à jour l’outil / faire activer les fonctionnalités bridées ? Pire, en prenant part à la solution, il masque un problème de ressources ou d’interactions qui se répétera lorsque le coach sera parti. Malgré ces mises en garde, je prends souvent la décision de former moi-même les équipes à Jira Software, de les aider à concevoir leurs tableaux Scrum / Kanban et de discuter des limitations que j’observe avec les experts Jira de l’entreprise. Je pense que j’agis de cette manière car la durée d’un coaching n’excède pas quelques mois, que le flux de travail est souvent l’un des premiers sujets que je traite avec une équipe et je ne souhaite pas qu’elle s’enlise sur ce sujet à cause de limitations techniques ou administratives. Certes, cela prive le manager et son équipe de se confronter à des limitations et de trouver le chemin pour les faire sauter mais en contrepartie, ils peuvent avancer plus vite vers les autres expérimentations agiles du coaching.

Les fonctionnalités utiles à connaître

Souvent, les équipes se sont adaptées à l’outil plutôt que l’inverse. Elles subissent par exemple un flux de travail contraint par l’outil qui ne correspond pas à leur quotidien. Elles n’ont pas conscience qu’il leur est possible de créer plusieurs vues de leur chaîne de valeur, de sorte à pouvoir offrir, par exemple, un tableau kanban aux personnes du métier et un tableau Scrum aux personnes en charge de la réalisation (développeurs, testeurs, etc.). Certaines équipes sont privées de la possibilité de définir de nouvelles activités et états dans leur flux de travail et elles ne savent pas qu’il faut s’adresser à l’équipe technique de Jira dans l’entreprise pour les rendre modifiables. Voici les fonctionnalités essentielles à connaître pour accompagner une équipe à la mise en place d’un projet Jira :

  • La création d’un projet Jira Software
  • La création de tableaux (vues) Scrum et Kanban et les filtres associés
  • La simplification du workflow qui permet la création de nouvelles colonnes et états. L’activation de cette fonction nécessite parfois de contacter l’équipe technique de Jira de l’entreprise.

Il existe d’autres fonctions utiles comme les quick filters, les swimlanes, les labels, etc. mais les équipes peuvent facilement se les approprier dans un second temps.

Le coach agile peut être un allié des experts “outil”

Les coachs agiles peuvent être de très bons alliés des personnes en charge des outils dans l’organisation (pas seulement pour Jira Software). Les coachs travaillent en proximité avec les équipes, peuvent se rendre compte des difficultés à transposer le résultat d’un atelier vers un outil et solliciter l’aide des experts pour mener les adaptations nécessaires. Quand l’organisation s’essaie à l’agilité avec de nouvelles pratiques et de nouveaux outils, elle a cruellement besoin de feedback pour les adapter à la réalité du terrain. Les coachs, régulièrement au contact des équipes, peuvent faciliter la remontée de feedback et jouer les connecteurs entre les équipes qui rencontrent des difficultés avec un outil et les experts qui recherchent le feedback pour mener les bonnes adaptations.
Les coachs agile peuvent aussi aider les experts “outil” à augmenter leur visibilité et leurs interactions avec les équipes de développement par le moyen de communautés de pratiques sur un outil particulier.

Conclusion

Le coach agile n’a pas nécessairement besoin de connaître Jira Software pour accompagner une équipe. Cette compétence peut cependant être appréciée des équipes de développement et leur faire gagner du temps dans l’expérimentation du management visuel numérique. Cela revient au coach de décider de prendre part à l’accompagnement de l’équipe à l’utilisation et la configuration de cet outil.
En s’intéressant à l’usage des outils dans les équipes, le coach agile peut devenir un allié des experts “outil” à la recherche de feedback. Il peut agir comme un connecteur / facilitateur entre les équipes et les experts et aider ces derniers à développer des communautés de pratiques sur les outils.

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