Faciliter votre télétravail : le top 10 des astuces pour travailler en visio et mener des réunions à distance.

Certains vont peut-être télétravailler pour la première fois, et expérimenter la visio depuis chez eux. Chez Goood on a une longue expérience du travail à distance et on s’est dit qu’on pourrait partager quelques conseils et astuces pour que ce temps soit bien utilisé.

Voici nos 10 meilleurs conseils pour télétravailler efficacement, des plus basiques aux plus spécifiques. Et le 7ème pourra même vous resservir une fois revenu au bureau 🙂

1. Réglez la hauteur de votre chaise, et de votre bureau : les tables de cuisine ou de salle à manger sont généralement à 73 cm du sol. C’est idéal si vous mesurez 1m80. Par contre si vous mesurez 1m65, c’est 5 cm trop haut et, à la fin de la journée vous aurez mal au dos. Si vous mesurez 1m90 c’est trop bas et vous aurez mal aux cervicales. Essayez différentes chaises et surface, remontez éventuellement votre écran, quitte à le poser sur un dictionnaire : cherchez le meilleur compromis. Astuce : si vous utilisez votre PC portable brancher un clavier filaire permet d’avoir les mains à une hauteur différente de l’écran. Pour en savoir plus : http://www.space-amenagement.com/index.php/travaux-d-amenagement/conseils-ergonomiques

2. Ne soyez pas le témoin mystère. On a facilement tendance à s’installer à un endroit où on tourne le dos à la principale source d’éclairage (la fenêtre, la lampe) afin de ne pas être ébloui. Résultat, lors des visio conférences on se retrouve à contre-jour et vous vous transformez en silhouette sombre sur un fond lumineux. Pour éviter d’être une ombre chinoise dans la réunion, tournez-vous face à la lumière, ou ajoutez une deuxième source lumineuse, même si c’est uniquement pendant la durée de la visio. Astuce : vous pouvez profiter de cette excellente excuse pour vous équiper d’une lampe de luminothérapie qui aura comme bénéfice secondaire de vous aider à chasser le blues de l’entrée dans l’hiver. On en trouve aux alentour de 100€ (chez Nature et Découverte, par exemple).

3. Soignez le décor. En visio conférence, choisissez un fond neutre : vous voulez que vos interlocuteurs s’intéressent à ce que vous dites, pas à la déco de votre salon ou à la tenue de votre conjoint ! Astuce : installez un paravent derrière votre chaise. Vous en trouverez plein chez Maison du Monde, aux alentour de 70€. Bénéfice secondaire, ça évitera que vous soyez à contre-jour (voir le point 2)

4. Equipez-vous. La webcam et le micro de votre ordinateur ne sont pas toujours de bonne qualité et vous n’avez pas envie qu’on entende tout ce qui se passe dans votre maison (sans compter que les bruits de fond pourrissent la conversation). Si vous êtes seul chez vous, la meilleure solution c’est le casque avec micro des gamers. Si vous vous regroupez avec deux ou trois collègues un micro d’ambiance est impératif pour qu’on entende distinctement tout le monde. Enfin, lorsque vous équipez une salle de réunion, il y a des solutions professionnelles très performantes. Idem pour les caméras. Mon propos ici n’est pas de faire un guide d’achat mais pour les plus pressés, voici les produits que nous avons privilégié à l’expérience : le casque sans fil Arctis7 SteelSeries, le haut-parleur Bluetooth JabraSpeak 510, la Webcam HD Logitech C920, et pour nos salles de réunion au bureau la camera Logitech Pro PTZ et le système de son TeamConnect de Sennheiser. Ce sont tous d’excellents produits (mais il y a peut-être moins cher ? A vous de voir).

5. Connectez-vous. La qualité de votre visio dépend avant tout de la qualité de votre connexion réseau. Attention, très souvent le WiFi est saturé et réduit votre débit. Branchez-vous par câble à votre box. Astuce : si vous êtes en bout de ligne et que votre réseau est pourri, allez dans un espace de coworking ou un tiers-lieu (Starbucks, McDo, Hotel… etc). Autre astuce : si vous n’arrivez pas à avoir une bonne connexion, gardez uniquement le flux visio pour l’image dégradée et le partage d’écran, coupez le son et le micro, et établissez parallèlement une conversation audio par téléphone. Jusqu’à trois personne l’iPhone permet de partager une conversation. Si vous n’avez pas d’iPhone, ou au-delà de 3 personnes, OVH propose un service de téléconférence audio gratuit : https://www.ovh.com/cgi-bin/telephony/webconf.pl

6. Vérifiez à l’avance que vous avez accès aux applications et aux documents dont vous avez besoin. Ça parait bête à dire mais ça serait encore plus bête d’être chez vous jeudi sans accès à vos fichiers : certains réseaux d’entreprise restreignent les accès à des adresses précises. Faites un test à l’avance et consultez votre service informatique pour voir quelles sont les solutions envisageables (autorisation de votre adresse IP domicile, clé VPN … etc). Si rien n’est faisable, organisez-vous pour travailler sur des sujets sur lesquels vous êtes indépendant·e des systèmes de l’entreprise : rédiger une note de synthèse, analyser des data que vous emportez sur une clé, faire une recherche documentaire ou une veille sur Internet …  

7. Adoptez des règles et des habitudes appropriées à la réunion à distance. Nous constatons tous que les réunions en entreprise sont trop souvent mal organisées, mal animées et peu productives. A distance c’est pire ! L’expérience du travail à distance nous a permis de dégager quelques règles et habitudes. On s’y fait très vite, et on y prend goût. Une fois revenu au bureau, vous continuerez, j’en suis sûr 🙂

  • Chacun a son micro coupé par défaut, sauf lorsqu’il/elle a la parole. Il n’y a rien de plus perturbant dans une réunion à distance que d’avoir à filtrer la somme des bruits de fond de tous les participants. Et même si vous êtes seul·e dans une pièce fermée, sachez qu’à moins d’un excellent micro directionnel (voir le point 5) on entend le bruit des touches de votre clavier, la molette de votre souris, le col de votre vêtement qui frotte sur votre oreillette … Donc : tous en mute.
  • Utilisez des signes visuels (pouce en l’air, pouce en bas, lever la main pour prendre la parole) plutôt que de prendre la parole pour dire simplement “Ok pour moi”. Astuce : vous pouvez fabriquer, ou acheter, des cartes de conversation qui portent des symboles-messages fréquents (tu es en mute, d’accord, pas d’accord, j’ai une question, on fait une pause …). Lisette Sutherland a créé un jeu qu’elle vend sur son site : https://www.collaborationsuperpowers.com/supercards/ 
  • Puisque tout le monde est en mode muet, et qu’on n’a moins de signaux non verbaux pour se coordonner, il vaut mieux nommer un animateur de réunion qui distribue la parole, explicitement. C’est encore plus vrai si on est en audio uniquement. Bénéfice secondaire, cela oblige à structurer les discussions : le porteur du sujet expose le problème ou la question puis l’animateur interroge chaque personne à son tour pour connaitre ses réactions ou ses questions, … etc. 
  • Ayez un ordre du jour écrit et un compte-rendu partagé. La bonne pratique c’est d’ouvrir un doc (Word ou Google Doc) pour y inscrire l’ordre du jour, et de le compléter au fur et à mesure de l’avancement avec les principaux points de décision ; ça permet à chacun de suivre où on en est, et à celles et ceux qui arrivent en retard ou qui manquent une partie de la réunion de rattraper. Bénéfice secondaire : l’expérience montre que lorsqu’on écrit dans un doc partagé la décision, on lève tous les implicites et les points flous de la décision. J’ai souvent vu que la décision qui semblait faire consensus devient très débattue quand on tente de la formaliser par écrit. 
  • Travaillez sur un support adapté, et partagé : Il y a plein de solutions et d’outils, quelque soit le type de sujet et de format sur lequel vous travaillez : Office 365 ou la suite Google Doc, Google Slides, Google SpreadSheet pour la bureautique, Freeplane ou Coggle.it pour les MindMap, Realtimeboard ou StormBoard pour les post-it, Draw.io pour les diagrammes, Tricider pour les votes ou les décisions, Canvanizer pour les canvas. Et si ça ne vous suffit pas, l’équipe de Zappier a fait un comparatif des tableaux interactifs en ligne : https://zapier.com/blog/best-online-whiteboard

8. Découpez le temps et structurez votre journée. C’est épuisant de rester en réunion (en ligne ou hors ligne) toute la journée. Par ailleurs vous n’avez pas le même niveau d’énergie en milieu de matinée ou juste après le déjeuner. Notre conseil : distinguez des séquences d’une durée limitée et de nature différente : on se réunit pendant 30 minutes pour s’aligner, décider, se coordonner. On produit (ou on lit, ou on analyse…) en mode déconnecté pendant 45 à 90 minutes puis on se reconnecte pour consolider les résultats et se re-coordonner. Petite astuce : adopter un mode mixte (que nous appelons téléprésence) : on reste tous connectés tout du long mais avec le micro coupé et on avance sur son sujet. Si quelqu’un a une question ou une info il n’a qu’à ouvrir son micro, un peu comme on poserait une question tout haut dans l’open-space ; cela évite le coût cognitif et social de passer un appel ou d’ouvrir une conf-call, et on est moins tenté de mettre de coté les “petits” messages et les “petites” questions. 

9. Mangez, bougez ! Ne restez pas assis toute la journée, les yeux rivés à l’écran. Gérez votre niveau d’énergie, prévoyez des pauses, faites un vrai repas et sortez faire un tour dehors pour prendre la lumière et vous aérer. Astuce : quand vous séchez, changez de pièce pour changer d’idées. 

10. Choisissez une solution de visio adaptée. Les outils sont souvent imposés par l’entreprise, mais si vous avez le choix, profitez-en : tout le monde connait les solutions de vidéo à distance grand public comme Skype, Facetime, Hangout … Il existe d’autre solutions plus adaptées aux usages professionnels, par exemple Zoom plébiscité pour les visio en grands groupes. Certaines solutions permettent d’enregistrer la conversation, de partager un document de travail, de l’annoter… Mon collègue Nicolas a réalisé un petit comparatif des différentes solutions que nous avons expérimentées :

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User Story : technique or not technique ?

Un récent billet de Pablo Pernot (Pourquoi une « user story » technique est un aveu d’échec) a soulevé quelques débats dans la communauté agile.

J’ai l’impression que la discussion est partie (un peu vite, c’est l’effet twitter) sur de mauvaises bases et que c’est pour ça que personne n’est d’accord. En fait plusieurs personnes ont raison mais elles ne parlent pas de la même chose.

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Objectif Mars : la fusée a décollé !

Objectif MarsMardi dernier, Valtech organisait son AgileDay et m’avait fait le plaisir de m’inviter à présenter le jeu que nous avons créé avec Pierrick Revol: Objectif Mars.

Ce jeu met une équipe de 5 joueurs dans la peau d’une équipe pluridisciplinaire en charge du développement de sous-systèmes critiques dans une fusée, en mode Agile. Le client (le Product Owner de Scrum) a construit un backlog de fonctions à implémenter et l’équipe doit en délivrer le plus possible en 5 itérations de 10 jours, soit 250 jours-hommes de capacité de charge.

A chaque itération, l’équipe est invitée à choisir le temps qu’elle va consacrer à quatre activités : produire, se former, analyser les prochaines demandes ou réduire la dette technique. Les jours-hommes sont représentés par des jetons (de poker) tandis que les couleurs symbolisent le type d’activité. La formation permet de gagner en expertise dans une compétence et d’augmenter ses chances de produire plus et mieux, l’analyse réduit les mauvaises surprises sur les nouvelles tâches et la réduction de la dette technique (correction des bugs cachés et nettoyage du code) réduit le risque de voir les bugs restés dormants se réveiller.
Joueurs objectif MarsEnsuite on déroule les 10 journées du sprint en traitant la dette technique, en produisant (avec un dé de plus en plus

Bibliographie Lean-Agile

Les bases

Le modèle Toyota.

Système Lean – Penser l’entreprise au plus juste

Le Lean appliqué au logiciel

Implementing Lean Software Development- From Concept to Cash

L’art du Lean Software Development

Lean-Agile Software Development- Achieving Enterprise Agility

Les outils pour être plus efficace

S’organiser pour Réussir

Guide pratique des 5S et du management visuel – Pour les managers et les encadrants

Rétrospectives et humilité

negatifQuand on développe ses photos soi-même il faut veiller à positionner son négatif dans le bon sens; sinon l’image est inversée en miroir. Ceci dit, si vous vous trompez, il est très surprenant de voir à quelle vitesse vous détectez l’erreur.

C’est la puissance du miroir, qui permet une grande acuité dans la détection des irrégularités.

Cet effet miroir, dans la méthodologie Scrum, trouve son emploi dans les rétrospectives. Ce moment clé de la méthode consiste, à la fin de chaque sprint et après démontré ce qui a été livré au Product Owner, à prendre le temps de la réflexion. Réflexion dans toutes les acceptations du terme : pensée et reflet.

Une rétrospective suit un déroulement très simple : chacun à son tour répond aux trois mêmes questions : comment tu as vécu cette itération, qu’est-ce qui a bien fonctionné et qu’est-ce qu’il faut améliorer ?

C’est un des mécanismes essentiels de Scrum. Conduites dans une atmosphère de confidentialité et de bienveillance, les rétrospectives permettent de relever ce qui fonctionne bien pour le pérenniser et l’inscrire dans les pratiques standard, d’identifier les points de progrès et choisir un ou des chantiers d’amélioration continue et de renforcer le collectif en purgeant les conflits potentiels ou en partageant les énergies.

Je suis actuellement au 33ème congrès du Centre de Jeunes Dirigeant. Rien à voir, à priori, avec l’Agilité. Pourtant nous avons réfléchi hier sur le thème de la

Obeya room pour la direction générale de PSA Peugeot Citroën

Une fois par mois, Philippe Varin convoque une étrange réunion. Le patron du premier constructeur automobile français, PSA Peugeot Citroën, s’enferme avec les membres de la direction générale dans une pièce baptisée l’Obeya – grande salle en japonais – dont les murs sont tapissés de Post-it où sont griffonnés recommandations, blocages, état d’avancement des divers projets.

Adoption des méthodes Agiles et bénéfices obtenus

L’APLN, association rattachée a l’Agile Alliance (deux organisations dont CLT fait partie) a mené avec VersionOne, pour la deuxième année consécutive, son enquête annuelle sur la pénétration des méthodes agiles dans les organisations et les résultats escomptés et obtenus. 1700 personnes (dont votre serviteur) ont répondu a ce sondage, dans 71 pays.

La livraison de cet été montre que l’adoption des méthodes agiles est de plus en plus large. La taille des équipes et des entreprises qui utilisent Scrum, DSDM, Lean ou d’autres méthodes agiles augmente significativement. Par ailleurs je trouve intéressant que la principale motivation pour passer a l’Agile est « une meilleure capacité a gérer le changement ».

Et les résultats sont là : la très grande majorité des équipes constate que cela a permis d’améliorer la productivité et de réduire les bugs. A noter que seule la moitié des pratiquants constatent que cela fait baisser les coûts. Le principal bénéfice est donc plutôt du coté de l’amélioration qualitative : on produit un meilleur résultat avec les mêmes ressources.

« Quels résultats avez-vous effectivement obtenus en mettant en place des pratiques agiles ? »

amélioration significative légère amélioration pas d’effet
Meilleure capacité a gérer le changement 51 % 41 % 7 %
Plus grande productivité 27 % 53 % 17 %
Meilleure visibilité sur les projets 40 % 43 % 15 %
Meilleur esprit d’équipe 35 % 47 % 13 %
Plus grande qualité de logiciel 30 % 47 % 19 %
Moins de risques projets 22 % 53 % 21 %
Délais de livraison plus courts 27 % 46 % 25 %
Meilleur alignement de la technique sur les objectifs business 27 % 46 % 24 %
Diminution de la complexité des process 21 % 46 % 27 %
Réduction des couts 10 % 37 % 47 %

 

Reconnaissance de fait pour Scrum

Microsoft vient de reconnaitre, de fait, la pertinence de Scrum (la méthode de gestion de projet que nous avons adoptée pour nos forfaits) en l’intégrant dans Visual Studio Team System. Une autre manière de dire que la fond prévaut sur la forme (ou, ici, la méthode sur l’outil).

A noter toutefois que eScrum n’est pas terriblement simple a installer et configurer et que la plus value de l’outil est ici assez discutable. Mais il parait que Microsoft a pris bonne note des remarques des premiers utilisateurs et travaille a un sp1.

l’annonce:http://www.journaldunet.com/developpeur/breve/international/13161/microsoft-integre-scrum-a-visual-studio.shtml

et, pour un premier avis :http://feeds.feedburner.com/~r/bsimser/~3/125203560/an-attempt-at-working-with-escrum.aspx

Si vous ne connaissez pas Scrum, voici une tres bonne présentation

Les conséquences du forfait sur les projets de développement

Dans le dernier numéro de Dr Dobb’s vous trouverez comme d’habitude la rubrique “Agile Edge” de Scott Ambler.

Ce mois-ci  Scott pointe du doigt les conséquences des projets au forfait sur l’attitude des participants qui sont parfois obligés de prendre des décisions contraires à leur intérêt professionnel et contraires à l’intérêt du client sur le long terme, juste pour ne pas déborder les clauses du contrat.

Il préconise à l’opposé une approche projet centrée sur la valeur business du résultat plutôt que sur le coût de la réalisation.

“The Dire Consequences of Fixed-Price IT Projects” http://www.ddj.com/dept/architect/199001126?cid=Ambysoft

J’ai trouvé très intéressant ce point de vue qui se rapproche de notre démarche de « forfait agile » qui vise justement à contourner cet écueil.