Design d’atelier de Story Mapping dans Klaxoon

Dans un article précédent, je vous parlais de mon appréhension des outils en ligne pour faciliter des ateliers.

J’ai donc eu l’occasion de designer un atelier en ligne pour effectuer un Story Mapping en 3 demi-journées.

Je vous propose dans cet article de vous expliquer ce qui m’a dérangé au démarrage avec Klaxoon, la vidéo de présentation du design de l’atelier et enfin ce qui s’est avéré agréable dans l’outil.

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devops

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Quels outils pour quelle utilisation en télétravail ? Partie 2 : Réfléchir ensemble

Suite de la série concernant les outils à distance.

Si précédemment, nous parlions de la communication que nous appellerons directe, regardons maintenant comment émuler cet outil fantastique qu’est le tableau blanc accompagné de post-its ?

Comment travailler sur un support visuel alors que nous ne sommes pas dans la même salle ?

Une fois encore, séparons nos intentions en deux, que cherchons nous à faire : réaliser une analyse à plusieurs mains ou faire une rétrospective ?

Nous ne présenterons pas ici les tableaux de type Kanban ou Scrum, notamment car ils sont très souvent liés à un outils déjà utilisé par l’équipe (type Jira ou TFS).


 La rétrospective à distance

L’exercice mérite sa propre partie tellement nous avons identifié d’outils disponibles juste pour celui-ci.

Retrium ($)

Le plus connu sûrement, j’ai pu l’utiliser avec une équipe pendant plusieurs mois. Si à l’époque je le trouvais fabuleux : un timer intégré, la possibilité de réellement cacher le contenu de ce qui est écrit en temps réel … J’ai tendance à modérer mon propos car c’est quelque chose que je vois sur quasiment tous les outils de rétro en ligne maintenant.

Il reste une valeur sûre quoiqu’il en soit. 

Metroretro

Petite découverte personnelle. Un excellent site de rétro gratuit. Tout un tas de frameworks sont déjà sélectionnables (pas que des rétros d’ailleurs) qui s’affichent en fond du board et sont donc facilement hackables (un point à la fois positif et négatif, certes).

Son plus gros souci est qu’il ne s’intègre pas (encore ?) avec d’autres systèmes et que l’export de données est très limité (csv ou json très sommaire).

Funretro ($)

Très proche de Metroretro, plusieurs personnes chez Goood l’ont utilisé et m’ont fait suivre un très bon feedback de celui-ci également. Il est payant mais offre tout de même 3 boards gratuits.

Moins graphique mais plus sur des rails que celui mentionné précédemment, il a l’avantage de permettre l’accès en anonyme à un board.


Travailler ensemble sur un même support

La rétrospective, c’est bien, mais nous utilisons un tableau pour plein d’autres exercices. Et si nous avons découvert en expérimentant que l’utilisation d’un tableau blanc en équipe à distance nécessite un effort d’adaptation supplémentaire, nous pouvons déjà présenter les outils qui -pour nous- se sont avérés efficaces.

Miro ($)

Utilisé par plusieurs de nos clients, nous l’avons expérimenté très récemment tous ensemble. Il a fait l’unanimité pendant le workshop. L’immensité de chaque tableau est un peu compliquée au départ (certains peuvent ne pas voir totalement le travail en cours si on n’y fait pas attention). 

Miro utilisé chez Goood

Tout comme Funretro, 3 boards sont disponibles gratuitement.

iObeya ($)

Solution utilisée par plusieurs sociétés, notamment sous SAFe. Les retours sur sa puissance et sa prise en main sont unanimes, le produit est excellent. 

Il semblerait cependant que l’outil serait plus approprié pour des travaux à grande échelle, plutôt que pour des petites équipes en distribué.


Les boards dans les suites intégrées ($)

GApps propose Jamboard et Office 365 a Whiteboard. Je n’ai pas de retour direct sur ces outils malheureusement, si ce n’est que celui par Microsoft nécessite une tablette graphique ou tactile pour être réellement utilisable.

L’avantage est que si votre société a déjà des licences pour ces suites, vous n’avez aucune nouvelle dépense à faire.


Il y a une constellation de logiciels et sites de partage de tableau en ligne, et tant mieux ! Nous ne vous présentons que ceux dont  nous avons pu tester le fonctionnement ou qui nous paraissaient les plus évidents et accessibles (i.e. ceux intégrés de base avec GApps et Office).

Pour autant, l’adoption de ces outils ne doit pas cacher la nécessité d’échanger en temps réel lorsque l’on manipule ces tableaux, que ce soit par téléphone ou en visioconférence, comme déjà évoqué dans la partie 1. Restez en contact permanent pendant ces exercices, ils sont souvent déjà compliqués en présentiel, la déconnexion physique peut être problématique, nous essaierons de revenir sur ces points au plus vite.

Image d’illustration Startup Stock Photos sur Pexels

Télétravail : testez la machine à café virtuelle pour rompre l’isolement !

Ca y est c’est officiel depuis ce mardi 17 mars midi, la France et les français sont confinés. Une grande partie d’entre eux découvrent ou redécouvrent le télétravail. Dans ce contexte de pandémie, je garde en permanence en tête les deux responsabilité fondamentales d’un chef d’entreprise vis à vis de ses salariés : garantir leur sécurité physique et mentale. Chez Goood nous avions pris la décision d’interdire les déplacements de nos salariés (y compris les trajets domicile travail) quelques jours avant l’annonce par le président de la République afin de garantir la santé physique de chaque collaborateur.

Avec les moyens modernes, tant matériels que logiciels, il n’est pas très difficile de télétravailler dans de bonnes conditions. Je vous renvoie d’ailleurs à l’article de Damien Thouvenin à ce sujet. Il m’apparaît alors rapidement que ce qu’il risque le plus de nuire à mes salariés avec l’incapacité de se regrouper et le recours massif au télétravail, c’est l’isolement social.

Nous sommes des êtres fondamentalement sociaux. Le journaliste Ezra Klein dans un article sur le site Vox, reprend les recherches de scientifiques américains qui établissent une relation entre l’isolement social et l’augmentation des risques de maladies mentales (démences, dépression) et globalement d’un affaiblissement de l’état de santé des personnes concernées par l’étude. Et je ne sais pas pour vous, mais la multiplication des réseaux sociaux n’égale en rien le fait d’avoir une franche partie de rigolade ou une sérieuse discussion autour de la sacro sainte machine à café d’entreprise. Comment alors recréer ce haut lieu de socialisation alors que nous sommes tous isolés chez nous et paradoxalement tellement “connecté”? 

J’ai effectué il y a quelques années en arrière une learning expédition dans l’entreprise informatique Agesys de Christophe Thuillier. Ce chef d’entreprise libérée, a poussé très loin le télétravail de ses salariés, bien avant qu’on en fasse tout le buzz actuel. Or je me souviens que chez Agesys ils avaient mis un écran connecté à côté de la machine à café pour que les salariés qui sont à distance puissent “prendre un café” avec leur collègues sur place. J’avais trouvé l’idée excellente à l’époque. Chez Goood nous avions il y a quelques temps en arrière une équipe de développements informatique dont une partie des salariés étaient dans les bureaux et l’autre partie en télétravail. Afin de faciliter les échanges et proposer une forme de colocalisation en “cassant” la distance, nous avions installé un grand écran dans leur bureau. Ce dernier était en permanence allumé sur une solution de visioconférence. Ainsi les salariés à distance étaient connectés, visibles par chaque membre de l’équipe présent au bureau et réciproquement. 

Vous me suivez? Si oui vous avez probablement déjà deviné quel est le rapport entre l’expérience d’écran connecté à la machine à café chez Agesys, notre équipe de développement semi-distribuée et leur écran de visioconférence permanente et le risque d’isolement social dû au confinement à cause du Covid-19?

J’ai simplement assemblé tous les éléments en me disant que pour essayer de préserver la santé mentale de mes salariés en télétravail, je pouvais essayer de créer une machine à café virtuelle !

Le principe est le suivant : 

  • Une salle de visio conférence ouverte, 24h/24h, 7J/7J
  • N’importe qui, à n’importe quel moment, peut se connecter sur celle salle, lorsqu’il/elle le souhaite
  • La salle représente une machine à café : elle n’est pas faite pour des réunions avec des clients, elle n’est destinée qu’aux gooodien.ne.s et de préférences pour des discussions informelles ouvertes à tous
  • Lorsque vous vous connectez, s’il y a déjà d’autres personnes vous pouvez discuter, échanger. S’il n’y a personne tant pis revenez plus tard, restez connecté, ou alors comme dans la vraie vie, invitez quelqu’un à venir prendre un café!

Côté technique il me fallait un logiciel de visioconférence fiable et peu onéreux, capable de proposer une salle ouverte 24h/24h même si aucun participant n’est connecté, supportant bien la présence de plusieurs personnes avec parfois des bandes passantes limitées, et utilisable sur les principaux devices (ordinateur PC, Mac, iOs, android) pour n’exclure personne (ou avez déjà vu une machine à café vous refuser parce que vous portez des baskets?). Je n’ai pas fait le tour exhaustif des solutions du marché, mais la solution zoom semblait répondre à mon besoin pour un coût assez modique vu les enjeux.

Une fois l’inscription faite, l’astuce consiste à créer une réunion périodique sans indiquer de créneau horaire et en activant bien l’option permettant aux participants de se connecter sans attendre l’animateur. Et le tour est joué! Vous n’avez plus qu’à diffuser le lien de connexion à la salle virtuelle à vos salariés. Pour en savoir plus sur le paramétrage je vous invite à regarder la vidéo faite par Ludovic Charlot.

Pour l’instant nous n’avons que quelques jours de recul, mais le concept semble beaucoup plaire et bien remplir son rôle !

Image d’illustration par Viktoria Alipatova sur Pexels

Quels outils pour quelle utilisation en télétravail ? Partie 1 : Communiquer

Comme vous sûrement, j’ai reçu tout un tas de messages à propos des outils -client lourd ou pas- disponibles pour travailler en mode partagé. Soit on me proposait de nouveaux services soit on me demandait lequel choisir devant le vaste champ de possibilités qui s’ouvre devant nous.

Suivant que vous soyez développeur, coach, manager ou autre, bien évidemment, vos besoins seront différents. Essayons de catégoriser tout ça et reprenons les feedbacks que j’ai pu récolter sur chacun des produits.

Comment continuer à communiquer efficacement en télétravail ?

Comment faire en sorte que chacun soit au courant de l’état d’avancement de l’équipe en temps réel ? Et si la production tombe ?

Un P.O. un peu stressé

Je rajouterai un niveau supplémentaire :

Parle-t-on de réunions / cérémonies ou de suivre globalement le travail de l’équipe ?

Suivant votre réponse, deux possibilités : vous cherchez une solution synchrone (type visioconférence) ou asynchrone (plus axée notifications).


La visioconférence

Zoom ($)

L’option utilisée chez Goood pendant cette période de télétravail forcé. Pour l’instant nous l’utilisons pour notre « machine à café virtuelle » et pour les réunions depuis hier.

Le premier retour que nous en avons est qu’il utilise très peu de bande passante, une ressource rare et précieuse en ces temps.

Une feature que nous n’avons pas encore testée : la création de breakout rooms afin de travailler en sous groupes avant de se retrouver dans la salle commune. Intéressant pour les workshops et formations pour nous.

Whereby ($)

Ou anciennement appear.in. Je l’ai utilisé avec des équipes de développement en mode Scrum pendant plusieurs années.

Un peu plus gourmand en bande passante (mais je ne m’en suis pas resservi depuis plusieurs mois) mais très pratique en web. L’équipe était très bien organisée autour de cet outil suffisamment flexible pour tout le monde.

Jami

Petit outsider, j’ai une certaine sympathie pour les alternatives libres.

Les deux énormes avantages sont sa gratuité complète (GNU oblige) et son mode totalement distribué, fonctionnement totalement en peer-to-peer.

Je n’ai malheureusement pas eu l’opportunité de suffisamment le tester à cause de son problème majeur : aucune société n’a l’air de connaître le produit. Mais si vous avez l’âme d’un libriste et une équipe prête à relever un peu ses manches, je suis preneur d’un feedback !


La communication textuelle et les notifications

Parfois on n’a pas besoin d’être en visio, voire on ne le veut pas. Quelles solutions nous permettent d’échanger et manière centralisée ?

Slack ($)

Difficile de ne pas commencer par lui. Grand favori, c’est aussi lui que nous avons choisi chez Goood. Uniquement en cloud, riche en extensions et capable de s’interfacer avec presque tout. Par contre, si vous voulez profiter au maximum de ses capacités, il est payant.

Teams ($)

On l’oublie parfois. Il est intégré à la suite Office 365. J’ai pu voir des équipes l’utiliser et être parfaitement satisfaites du produit. Un Slack by Microsoft ? Peut-être. Mais si vous avez déjà un abonnement Office, il ne vous coûtera rien de plus.

Mattermost (hébergement $)

Encore une petite solution open source que j’ai pu tester cette fois. J’y ai retrouvé les mêmes fonctionnalités que Slack, juste un tout petit peu moins d’intégration avec des outils externes… Et encore.

Si vous avez les ressources pour l’installer vous-même, le produit ne vous coûtera rien (il existe même des images Docker).


Il existe encore beaucoup de produits de communication. Même Skype personnel, avec son bouton « Meet Now » peut faire l’affaire. J’ai préféré vous communiquer ceux qui sortaient du lot pour des raisons spécifiques (prix, intégration et popularité).

Pour autant, le plus important restera votre équipe : quel outil accepte-elle de prendre ? J’ai vu beaucoup de dev teams refuser Slack ou Mattermost parce qu’elles préféraient uniquement utiliser l’e-mail ou toute forme de visioconférence par peur de se sentir surveillées. Tout cela est compréhensible et doit être pris en compte.

Prenez cette liste pour ce qu’elle est : un retour d’expérience sur l’utilisation d’outil de communication à distance.

Image d’illustration par PhotoMIX Ltd.

Bonne pratique #1 : Mettre en place une machine à café virtuelle

Je vous partage une bonne pratique pour garder le lien en travail à distance : La mise en place d’une machine à café virtuelle

Tout d’abord il est nécessaire de s’équiper d’un bon outil de visioconférence, chez Goood!, nous utilisons Zoom qui permet de nombreuses connexions simultanées avec un bonne qualité de flux. Cet outil est disponible en téléchargement sur le web. Voici les étapes pour créer une machine à café virtuelle sous Zoom : Créer une salle de visio conférence ouverte, 24h/24h, 7J/7J, en permettant à tous de se connecter sans organisateur et sans date de fin. N’importe qui, à n’importe quel moment, peut se connecter sur celle salle, lorsqu’il/elle le souhaite. La salle représente une machine à café : elle n’est pas faite pour des réunions, elle n’est destinée que pour des discussions informelles ouvertes à tous. Lorsque vous vous connectez, s’il y a déjà d’autres personnes vous pouvez discuter, échanger. S’il n’y a personne tant pis revenez plus tard, restez connecté, ou alors comme dans la vraie vie, invitez quelqu’un à venir prendre un café!