Moi facilitateur en quête de maîtrise des outils collaboratifs

Cela fait maintenant un peu plus de 8 ans que j’ai découvert la facilitation et je n’ai jamais réellement animé un atelier participatif à distance.

Au mieux je régulais des réunions sur des formats “basiques” où l’utilisation d’outils étaient limités à de la visio et potentiellement un document partagé du genre qu’on retrouve sur la suite google ou microsoft.

Je me rends d’ailleurs compte que j’ai peut être systématiquement retardé le moment où je devrais me frotter aux outils en ligne.

Le contexte m’oblige désormais à m’y intéresser et je vous avoue que ce n’est pas simple… je vous propose donc d’écrire une suite de billets comme un journal de bord pour aider les facilitateurs et facilitatrices qui, comme moi, ont toujours favorisé le présentiel au distanciel.

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Retour d’expérience sur 3 meetups à distance

En ces temps de confinement, les meetups à distance peuvent s’avérer particulièrement puissants et pertinents. Ils permettent en effet de garder du lien, et même de créer du lien avec des personnes que l’on connaît ou que l’on découvre et qui partagent avec nous des centres d’intérêt. C’est bien sûr déjà le cas dans les meetups “normaux”, et pourtant la dimension “à distance” apporte de nouvelles opportunités (je parle pour moi, plutôt timide dans les grandes réunions) :

  • en voyant les personnes connectées avec leurs noms, je me sens plus proche, le contact est plus facile que lorsqu’il y a plein de personnes dans la salle, que je ne connais pas et que je ne vais pas aborder.
  • on n’a pas besoin de se déplacer, ce qui fait gagner du temps.
  • on peut programmer les réunions à des horaires atypiques, puisque nos emplois du temps bouleversés nous ouvrent de nouvelles opportunités d’organisation.
  • on n’est pas tenté de céder à l’appel de la pizza à la fin du meetup, notre délicieux repas diététique nous attend déjà.

Expérience N° 1 – Liberating Structures à distance

Ce meetup est le 3ème d’une série de meetups dédiés aux liberating structures. Avant de passer en format à distance, il était prévu d’expérimenter 2 LS (Liberating Structures) moins connues : DAD (Discovery and Action Dialogue) et Wise Crowds for large groups (il y avait presque 150 inscrits à ce meetup !).

Pour le format à distance, j’ai préféré concentrer le meetup sur Wise Crowds, plus facilement adaptable à un format à distance. La première étape a donc été de simplifier le déroulé pour que ça fonctionne avec un outil gratuit, très simple (Hangout) qui ne propose que la vidéo, le son et un Chat.

Nous avons commencé le meetup avec un ice-breaker uniquement par écrit, via le Chat. J’ai posé 2 questions : “présentez-vous en une ligne ou deux” et “qu’est-ce qui fera que vous serez content-es à la fin de l’expérimentation ?”. La plupart des participants ont trouvé que ça fonctionnait presque aussi bien qu’un ice-breaker en présentiel. Les idées d’améliorations étaient :

  • poser une première question plus personnelle, pour avoir des réponses moins conventionnelles ;
  • donner 20 sec. de parole à chacun pour faire un tour d’écran (si le nombre de participants n’est pas trop élevé, c’est jouable).
  • la seconde question a été appréciée par tout le monde.

Ce qui a été apprécié, c’est la possibilité de lire toutes les présentation et les réponses des un-es et des autres, ce qui n’est pas possible dans un ice-breaker en présentiel.

Comme quoi, de la contrainte sortent aussi des nouvelles opportunités !

Nous sommes ensuite passés à la Liberating Structure Wise Crowds, remaniée pour le format à distance. (pour ceux qui ne connaissent pas, Wise Crowds est un format de codev).

Après une brève présentation et le choix du sujet à traiter, j’ai structuré la séance en 3 grandes étapes :

  1. création d’un groupe de “consultants volontaires”, avec 3-4 personnes. Ce groupe pose au “client” des questions de clarification de sa demande pendant 5 minutes.
  2. Le groupe des “consultants volontaires” discute librement, micros ouverts, les autres participants écoutent micros fermés pendant 10 minutes.
  3. ceux qui parlaient ferment leurs micros et les autres participants complètent librement pendant 10 minutes. 

J’avais limité le nombre de participants. Nous étions entre 11 et 16, avec des personnes qui entraient et sortaient à cause de divers problèmes de connexion. 

Au final, le ROTI a été totalement unanime : 4.

Ce qui a été apprécié :

  • globalement, le format a fonctionné ;
  • la parole donnée à un petit groupe de volontaires (10 min.) permet de bien rentrer dans le sujet, tout en évitant la cacophonie ;
  • la parole libre à la fin a très bien fonctionné, tous les participants étant parfaitement respectueux les un-es des autres.

Les idées d’amélioration :

  • augmenter l’interactivité ;
  • la possibilité de créer des groupes séparés, 
  • des outils visuel (smileys et autres) pour interagir autrement que par la parole et le Chat.

Une nouvelle expérimentation sera proposée bientôt, avec Zoom, qui permet plus d’interactions et la création de petits groupes..

Expérience N° 2 – OpenSeriousHub public : Rencontrez pour transmettre par les #OpenSeriousGame !

Ce Meetup est animé par Alexandre Quach, promoteur des open serious games.

Il a choisi un format d’animation basé sur l’écrit et peu structuré pour permettre aux participants de s’auto-organiser. Le meetup a commencé sur Slack, les participants entrant se présentaient et certains proposaient des sujets de discussion.

Chacun pouvait ouvrir un fil de discussion si une des questions l’intéressait. Alexandre, en tant qu’animateur, postait régulièrement la liste des fils de discussion dans le slack principal, ce qui était très utile aux nouveaux arrivants et aussi à ceux qui revenaient là après avoir discuté sur l’un de ces fils.

Alexandre a alors proposé d’ouvrir librement, chacun selon ses envies et moyens, des visio conférences pour discuter par petits groupes des sujets qui nous intéressent. Le groupe auquel j’ai participé a été initié par un des participants, en utilisant Zoom. Nous étions jusqu’à 12 personnes et la discussion était fluide.

Ce qui a bien marché :

  • beaucoup de monde présent
  • abondance de sujets traités
  • possibilité de créer des groupes ad hoc avec des personnes rencontrées sur place et intéressées par un même sujet
  • possibilité de garder le lien avec le groupe de travail
  • possibilité de revenir sur le slack pour lire les échanges sur les autres sujets

Ce qui m’a semblé plus problématique :

  • sensation de “grand bazar”, avec beaucoup de monde. On ne sait pas combien nous sommes, qui nous sommes…
  • beaucoup de choses traitées en même temps, impossible de tout suivre.
  • pas de déclusion à la fin pour partager ce que l’on a fait ou nos ressentis.

Expérience N° 3 – Coachdev

Les codevs me semblaient pouvoir bien se prêter à des sessions à distance. J’ai lancé un Codev test avec accès limité. Le format choisi était un Flash Codev, donc un format court, qui permet soit de faire une session de moins d’une heure, inclusion et déclusion comprises, soit de traiter 2 sujets.

Nous avons réalisé le meetup sur Zoom, sans organisation particulière. En effet, nous étions moins de 10 participants, donc un nombre raisonnable pour travailler tous ensemble sur le même sujet.

Toutes les étapes du Flash Codev se sont déroulées simplement. Le choix du sujet s’est fait par Chat et le Codev lui-même s’est fait en visio.

Lors de la phase de clarification, tous les micros étaient ouverts. lors de la phase de consultation seule la personne qui parlait ouvrait son micro.

Nous avons eu un problème avec le client : son micro ne fonctionnait pas. Il ne communiquait que par écrit et un peu par mimiques vidéo. Ce n’était pas très pratique ni confortable car il fallait systématiquement attendre ses écrits dans la phase de clarification et celle de la conclusion. Ce problème n’a pas été gênant lors de la phase de consultation, où le client, de toute façon, est juste en écoute.

Au final, tout le monde était satisfait à la fois du format et de la qualité des échanges. Une demande était exprimée à la fin : faire un Codev plus long (pas Flash). Par contre, on n’a pas voulu enchaîner sur un second sujet.

Un nouveau Codev est déjà programmé. Certains des participants au premier Codev se sont également inscrits au suivant.

Conclusion : le Codev à distance marche très bien avec un petit groupe. Reste à tester une version avec un plus grand nombre de participants avec l’utilisation de groupes Zoom pour permettre plusieurs consultations en parallèle.

Quelques bonnes pratiques et choses apprises :

  • Les meetup à distance globalement fonctionnent bien. Ce format est très bien adapté au Codev.
  • Attention aux aspects techniques : vérifier le fonctionnement de la caméra et du micro, la qualité du réseau…
  • Les échanges écrits fonctionnent très bien, à la fois en “live” et aussi pour laisser des traces (permanentes sur Slack, le temps du Meetup sur Zoom).
  • Avec un nombre restreint de participants (pas plus de 10-12 personnes ), il est tout à fait gérable et agréable de parler librement ensemble.
  • Mettre la caméra en “On” car c’est beaucoup moins convivial lorsqu’elle est fermée.
  • Fermer les micros, sauf quand on parle.
  • Avec des grands groupes, on peut alterner entre des moments de parole pour des groupes restreints et des moments de parole libre (en attendant de tester l’utilisation de groupes séparés de type Zoom).

Formation à distance en toute simplicité

J’ai été contacté il y a un mois pour une formation individuelle à l’agilité. Deux jours pour échanger et partager mes connaissances sur l’agilité d’entreprise, le manifeste agile, le Scrum, le Kanban et plus si affinités.

Le processus de formation était préparé, prévu en no slide, la salle était réservée, le stock de post-its, feutres, feuilles, lego était assuré. Le Covid-19 passant pas là, il nous a fallu revoir nos plans et le faire à distance.

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Tempête sous un crâne : retour d’expérience sur un atelier collaboratif en ligne presque raté

Nous n’avions pas trop les idées claires, jeudi matin, encore tout groggys de cette situation de confinement inédite. Malgré tout, le boulot continue et nous avons une offre émergente sur laquelle nous avons besoin de travailler à plusieurs. Nous voilà partis, à 8, chacun chez soi, dans un brainstorming préliminaire de 2h…pas préparé, pas facilité, vrai recette pour un désastre. Malgré tout, le résultat a été plus qu’honorable, et même complètement exploitable. Mais que s’est-il passé ?

Nous avons commencé la session avec 2 outils : Zoom pour la visio, et un board vide Miro car on s’est dit que ça pourrait être utile. Ensuite Jérôme, qui a lancé l’idée du brainstorming,  nous explique sa problématique. Et c’est parti : ça discute, ça diverge, ça écrit plein de trucs dans le board Miro, sans règle précise. Au bout de 20mn, nos ADN de facilitateurs se réveillent pour constater qu’on a un débit d’à peu près 400 bonnes idées à la minute mais qu’à ce train-là nous n’allons rien sortir de concret.

Première question salvatrice : que pouvons-nous livrer de concret dans l’heure et demi qui nous reste ? Nous nous accordons très rapidement sur la production d’un Value Proposition Canvas, parfait pour le sujet que nous avons à traiter. Nous importons un canevas vierge dans notre board Miro : ce sera la structure de notre livrable. A côté, nous importons le mode d’emploi du canevas pour que chacun puisse s’y référer si besoin.

Une zone “bac à sable”, le canevas livrable avec son mode d’emploi à côté

La magie opère  à partir de ce moment-là : une facilitation tournante se met spontanément en place, alternant travail individuel et partage tous ensemble. Miro a l’avantage de montrer en direct ce que chacun fait, ce qui évite de faire un partage d’écran avec l’outil de visio. Cet avantage a malgré tout un revers : difficile de réfléchir lorsque son attention est captée par tout ce qui se passe sur le board. Petite astuce : pendant les temps de réflexion, chacun peut s’octroyer une partie vide du board pour poser ses idées tranquillement, avant de les faire glisser sur le canevas quand c’est le moment des les partager.

Malgré un démarrage plutôt erratique, nous obtenons un résultat très satisfaisant : une première version du Value Proposition Canvas qui nous permet d’aller investiguer une première piste pour notre offre.

En revoyant au ralenti le déroulement de la session de travail, on remarque que la bascule s’est opérée dès le moment où nous nous sommes alignés sur un livrable à produire.

De plus, la forme de ce livrable (un canevas) est très appropriée au travail collectif car elle encourage la vision d’ensemble.

Ensuite, il faut reconnaître que nous  avons pu sauver les meubles grâce à notre expérience de facilitation de sessions collectives. Sans nos réflexes, cette session aurait probablement été assez inefficace. Cela remet en lumière l’importance capitale de la préparation et de l’animation de ce type de session. La distance ne fait que renforcer ce besoin.

Enfin, nous n’avons pas multiplié les outils, mais nous avions à disposition ceux dont nous avions besoin : une solution de vidéoconf fiable et un tableau collaboratif.

Vous me direz que j’enfonce des portes ouvertes et qu’il n’y a rien de très nouveau. C’est vrai ! La conclusion, c’est probablement que pour réussir un atelier de travail collectif à distance il faut surtout, au delà d’outils des outils performants, renforcer les fondamentaux de l’animation de réunion et de la facilitation d’ateliers collectifs.

Quels outils pour quelle utilisation en télétravail ? Partie 2 : Réfléchir ensemble

Suite de la série concernant les outils à distance.

Si précédemment, nous parlions de la communication que nous appellerons directe, regardons maintenant comment émuler cet outil fantastique qu’est le tableau blanc accompagné de post-its ?

Comment travailler sur un support visuel alors que nous ne sommes pas dans la même salle ?

Une fois encore, séparons nos intentions en deux, que cherchons nous à faire : réaliser une analyse à plusieurs mains ou faire une rétrospective ?

Nous ne présenterons pas ici les tableaux de type Kanban ou Scrum, notamment car ils sont très souvent liés à un outils déjà utilisé par l’équipe (type Jira ou TFS).


 La rétrospective à distance

L’exercice mérite sa propre partie tellement nous avons identifié d’outils disponibles juste pour celui-ci.

Retrium ($)

Le plus connu sûrement, j’ai pu l’utiliser avec une équipe pendant plusieurs mois. Si à l’époque je le trouvais fabuleux : un timer intégré, la possibilité de réellement cacher le contenu de ce qui est écrit en temps réel … J’ai tendance à modérer mon propos car c’est quelque chose que je vois sur quasiment tous les outils de rétro en ligne maintenant.

Il reste une valeur sûre quoiqu’il en soit. 

Metroretro

Petite découverte personnelle. Un excellent site de rétro gratuit. Tout un tas de frameworks sont déjà sélectionnables (pas que des rétros d’ailleurs) qui s’affichent en fond du board et sont donc facilement hackables (un point à la fois positif et négatif, certes).

Son plus gros souci est qu’il ne s’intègre pas (encore ?) avec d’autres systèmes et que l’export de données est très limité (csv ou json très sommaire).

Funretro ($)

Très proche de Metroretro, plusieurs personnes chez Goood l’ont utilisé et m’ont fait suivre un très bon feedback de celui-ci également. Il est payant mais offre tout de même 3 boards gratuits.

Moins graphique mais plus sur des rails que celui mentionné précédemment, il a l’avantage de permettre l’accès en anonyme à un board.


Travailler ensemble sur un même support

La rétrospective, c’est bien, mais nous utilisons un tableau pour plein d’autres exercices. Et si nous avons découvert en expérimentant que l’utilisation d’un tableau blanc en équipe à distance nécessite un effort d’adaptation supplémentaire, nous pouvons déjà présenter les outils qui -pour nous- se sont avérés efficaces.

Miro ($)

Utilisé par plusieurs de nos clients, nous l’avons expérimenté très récemment tous ensemble. Il a fait l’unanimité pendant le workshop. L’immensité de chaque tableau est un peu compliquée au départ (certains peuvent ne pas voir totalement le travail en cours si on n’y fait pas attention). 

Miro utilisé chez Goood

Tout comme Funretro, 3 boards sont disponibles gratuitement.

iObeya ($)

Solution utilisée par plusieurs sociétés, notamment sous SAFe. Les retours sur sa puissance et sa prise en main sont unanimes, le produit est excellent. 

Il semblerait cependant que l’outil serait plus approprié pour des travaux à grande échelle, plutôt que pour des petites équipes en distribué.


Les boards dans les suites intégrées ($)

GApps propose Jamboard et Office 365 a Whiteboard. Je n’ai pas de retour direct sur ces outils malheureusement, si ce n’est que celui par Microsoft nécessite une tablette graphique ou tactile pour être réellement utilisable.

L’avantage est que si votre société a déjà des licences pour ces suites, vous n’avez aucune nouvelle dépense à faire.


Il y a une constellation de logiciels et sites de partage de tableau en ligne, et tant mieux ! Nous ne vous présentons que ceux dont  nous avons pu tester le fonctionnement ou qui nous paraissaient les plus évidents et accessibles (i.e. ceux intégrés de base avec GApps et Office).

Pour autant, l’adoption de ces outils ne doit pas cacher la nécessité d’échanger en temps réel lorsque l’on manipule ces tableaux, que ce soit par téléphone ou en visioconférence, comme déjà évoqué dans la partie 1. Restez en contact permanent pendant ces exercices, ils sont souvent déjà compliqués en présentiel, la déconnexion physique peut être problématique, nous essaierons de revenir sur ces points au plus vite.

Image d’illustration Startup Stock Photos sur Pexels

5 conseils pour mieux gérer la sur sollicitation

Il est vrai que le télétravail offre une flexibilité et de la souplesse dans nos modes de travail mais l’hyper connectivité et la sur sollicitation via différents canaux de communication peut vite devenir difficile à supporter au quotidien.

Découvrez l’infographie qui vous donne les bonnes pratiques à suivre.

Voici 5 conseils pour mieux gérer l’hyper connexion et éviter la sur sollicitation !

Faciliter votre télétravail : le top 10 des astuces pour travailler en visio et mener des réunions à distance.

Certains vont peut-être télétravailler pour la première fois, et expérimenter la visio depuis chez eux. Chez Goood on a une longue expérience du travail à distance et on s’est dit qu’on pourrait partager quelques conseils et astuces pour que ce temps soit bien utilisé.

Voici nos 10 meilleurs conseils pour télétravailler efficacement, des plus basiques aux plus spécifiques. Et le 7ème pourra même vous resservir une fois revenu au bureau 🙂

1. Réglez la hauteur de votre chaise, et de votre bureau : les tables de cuisine ou de salle à manger sont généralement à 73 cm du sol. C’est idéal si vous mesurez 1m80. Par contre si vous mesurez 1m65, c’est 5 cm trop haut et, à la fin de la journée vous aurez mal au dos. Si vous mesurez 1m90 c’est trop bas et vous aurez mal aux cervicales. Essayez différentes chaises et surface, remontez éventuellement votre écran, quitte à le poser sur un dictionnaire : cherchez le meilleur compromis. Astuce : si vous utilisez votre PC portable brancher un clavier filaire permet d’avoir les mains à une hauteur différente de l’écran. Pour en savoir plus : http://www.space-amenagement.com/index.php/travaux-d-amenagement/conseils-ergonomiques

2. Ne soyez pas le témoin mystère. On a facilement tendance à s’installer à un endroit où on tourne le dos à la principale source d’éclairage (la fenêtre, la lampe) afin de ne pas être ébloui. Résultat, lors des visio conférences on se retrouve à contre-jour et vous vous transformez en silhouette sombre sur un fond lumineux. Pour éviter d’être une ombre chinoise dans la réunion, tournez-vous face à la lumière, ou ajoutez une deuxième source lumineuse, même si c’est uniquement pendant la durée de la visio. Astuce : vous pouvez profiter de cette excellente excuse pour vous équiper d’une lampe de luminothérapie qui aura comme bénéfice secondaire de vous aider à chasser le blues de l’entrée dans l’hiver. On en trouve aux alentour de 100€ (chez Nature et Découverte, par exemple).

3. Soignez le décor. En visio conférence, choisissez un fond neutre : vous voulez que vos interlocuteurs s’intéressent à ce que vous dites, pas à la déco de votre salon ou à la tenue de votre conjoint ! Astuce : installez un paravent derrière votre chaise. Vous en trouverez plein chez Maison du Monde, aux alentour de 70€. Bénéfice secondaire, ça évitera que vous soyez à contre-jour (voir le point 2)

4. Equipez-vous. La webcam et le micro de votre ordinateur ne sont pas toujours de bonne qualité et vous n’avez pas envie qu’on entende tout ce qui se passe dans votre maison (sans compter que les bruits de fond pourrissent la conversation). Si vous êtes seul chez vous, la meilleure solution c’est le casque avec micro des gamers. Si vous vous regroupez avec deux ou trois collègues un micro d’ambiance est impératif pour qu’on entende distinctement tout le monde. Enfin, lorsque vous équipez une salle de réunion, il y a des solutions professionnelles très performantes. Idem pour les caméras. Mon propos ici n’est pas de faire un guide d’achat mais pour les plus pressés, voici les produits que nous avons privilégié à l’expérience : le casque sans fil Arctis7 SteelSeries, le haut-parleur Bluetooth JabraSpeak 510, la Webcam HD Logitech C920, et pour nos salles de réunion au bureau la camera Logitech Pro PTZ et le système de son TeamConnect de Sennheiser. Ce sont tous d’excellents produits (mais il y a peut-être moins cher ? A vous de voir).

5. Connectez-vous. La qualité de votre visio dépend avant tout de la qualité de votre connexion réseau. Attention, très souvent le WiFi est saturé et réduit votre débit. Branchez-vous par câble à votre box. Astuce : si vous êtes en bout de ligne et que votre réseau est pourri, allez dans un espace de coworking ou un tiers-lieu (Starbucks, McDo, Hotel… etc). Autre astuce : si vous n’arrivez pas à avoir une bonne connexion, gardez uniquement le flux visio pour l’image dégradée et le partage d’écran, coupez le son et le micro, et établissez parallèlement une conversation audio par téléphone. Jusqu’à trois personne l’iPhone permet de partager une conversation. Si vous n’avez pas d’iPhone, ou au-delà de 3 personnes, OVH propose un service de téléconférence audio gratuit : https://www.ovh.com/cgi-bin/telephony/webconf.pl

6. Vérifiez à l’avance que vous avez accès aux applications et aux documents dont vous avez besoin. Ça parait bête à dire mais ça serait encore plus bête d’être chez vous jeudi sans accès à vos fichiers : certains réseaux d’entreprise restreignent les accès à des adresses précises. Faites un test à l’avance et consultez votre service informatique pour voir quelles sont les solutions envisageables (autorisation de votre adresse IP domicile, clé VPN … etc). Si rien n’est faisable, organisez-vous pour travailler sur des sujets sur lesquels vous êtes indépendant·e des systèmes de l’entreprise : rédiger une note de synthèse, analyser des data que vous emportez sur une clé, faire une recherche documentaire ou une veille sur Internet …  

7. Adoptez des règles et des habitudes appropriées à la réunion à distance. Nous constatons tous que les réunions en entreprise sont trop souvent mal organisées, mal animées et peu productives. A distance c’est pire ! L’expérience du travail à distance nous a permis de dégager quelques règles et habitudes. On s’y fait très vite, et on y prend goût. Une fois revenu au bureau, vous continuerez, j’en suis sûr 🙂

  • Chacun a son micro coupé par défaut, sauf lorsqu’il/elle a la parole. Il n’y a rien de plus perturbant dans une réunion à distance que d’avoir à filtrer la somme des bruits de fond de tous les participants. Et même si vous êtes seul·e dans une pièce fermée, sachez qu’à moins d’un excellent micro directionnel (voir le point 5) on entend le bruit des touches de votre clavier, la molette de votre souris, le col de votre vêtement qui frotte sur votre oreillette … Donc : tous en mute.
  • Utilisez des signes visuels (pouce en l’air, pouce en bas, lever la main pour prendre la parole) plutôt que de prendre la parole pour dire simplement “Ok pour moi”. Astuce : vous pouvez fabriquer, ou acheter, des cartes de conversation qui portent des symboles-messages fréquents (tu es en mute, d’accord, pas d’accord, j’ai une question, on fait une pause …). Lisette Sutherland a créé un jeu qu’elle vend sur son site : https://www.collaborationsuperpowers.com/supercards/ 
  • Puisque tout le monde est en mode muet, et qu’on n’a moins de signaux non verbaux pour se coordonner, il vaut mieux nommer un animateur de réunion qui distribue la parole, explicitement. C’est encore plus vrai si on est en audio uniquement. Bénéfice secondaire, cela oblige à structurer les discussions : le porteur du sujet expose le problème ou la question puis l’animateur interroge chaque personne à son tour pour connaitre ses réactions ou ses questions, … etc. 
  • Ayez un ordre du jour écrit et un compte-rendu partagé. La bonne pratique c’est d’ouvrir un doc (Word ou Google Doc) pour y inscrire l’ordre du jour, et de le compléter au fur et à mesure de l’avancement avec les principaux points de décision ; ça permet à chacun de suivre où on en est, et à celles et ceux qui arrivent en retard ou qui manquent une partie de la réunion de rattraper. Bénéfice secondaire : l’expérience montre que lorsqu’on écrit dans un doc partagé la décision, on lève tous les implicites et les points flous de la décision. J’ai souvent vu que la décision qui semblait faire consensus devient très débattue quand on tente de la formaliser par écrit. 
  • Travaillez sur un support adapté, et partagé : Il y a plein de solutions et d’outils, quelque soit le type de sujet et de format sur lequel vous travaillez : Office 365 ou la suite Google Doc, Google Slides, Google SpreadSheet pour la bureautique, Freeplane ou Coggle.it pour les MindMap, Realtimeboard ou StormBoard pour les post-it, Draw.io pour les diagrammes, Tricider pour les votes ou les décisions, Canvanizer pour les canvas. Et si ça ne vous suffit pas, l’équipe de Zappier a fait un comparatif des tableaux interactifs en ligne : https://zapier.com/blog/best-online-whiteboard

8. Découpez le temps et structurez votre journée. C’est épuisant de rester en réunion (en ligne ou hors ligne) toute la journée. Par ailleurs vous n’avez pas le même niveau d’énergie en milieu de matinée ou juste après le déjeuner. Notre conseil : distinguez des séquences d’une durée limitée et de nature différente : on se réunit pendant 30 minutes pour s’aligner, décider, se coordonner. On produit (ou on lit, ou on analyse…) en mode déconnecté pendant 45 à 90 minutes puis on se reconnecte pour consolider les résultats et se re-coordonner. Petite astuce : adopter un mode mixte (que nous appelons téléprésence) : on reste tous connectés tout du long mais avec le micro coupé et on avance sur son sujet. Si quelqu’un a une question ou une info il n’a qu’à ouvrir son micro, un peu comme on poserait une question tout haut dans l’open-space ; cela évite le coût cognitif et social de passer un appel ou d’ouvrir une conf-call, et on est moins tenté de mettre de coté les “petits” messages et les “petites” questions. 

9. Mangez, bougez ! Ne restez pas assis toute la journée, les yeux rivés à l’écran. Gérez votre niveau d’énergie, prévoyez des pauses, faites un vrai repas et sortez faire un tour dehors pour prendre la lumière et vous aérer. Astuce : quand vous séchez, changez de pièce pour changer d’idées. 

10. Choisissez une solution de visio adaptée. Les outils sont souvent imposés par l’entreprise, mais si vous avez le choix, profitez-en : tout le monde connait les solutions de vidéo à distance grand public comme Skype, Facetime, Hangout … Il existe d’autre solutions plus adaptées aux usages professionnels, par exemple Zoom plébiscité pour les visio en grands groupes. Certaines solutions permettent d’enregistrer la conversation, de partager un document de travail, de l’annoter… Mon collègue Nicolas a réalisé un petit comparatif des différentes solutions que nous avons expérimentées :

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Télétravail : testez la machine à café virtuelle pour rompre l’isolement !

Ca y est c’est officiel depuis ce mardi 17 mars midi, la France et les français sont confinés. Une grande partie d’entre eux découvrent ou redécouvrent le télétravail. Dans ce contexte de pandémie, je garde en permanence en tête les deux responsabilité fondamentales d’un chef d’entreprise vis à vis de ses salariés : garantir leur sécurité physique et mentale. Chez Goood nous avions pris la décision d’interdire les déplacements de nos salariés (y compris les trajets domicile travail) quelques jours avant l’annonce par le président de la République afin de garantir la santé physique de chaque collaborateur.

Avec les moyens modernes, tant matériels que logiciels, il n’est pas très difficile de télétravailler dans de bonnes conditions. Je vous renvoie d’ailleurs à l’article de Damien Thouvenin à ce sujet. Il m’apparaît alors rapidement que ce qu’il risque le plus de nuire à mes salariés avec l’incapacité de se regrouper et le recours massif au télétravail, c’est l’isolement social.

Nous sommes des êtres fondamentalement sociaux. Le journaliste Ezra Klein dans un article sur le site Vox, reprend les recherches de scientifiques américains qui établissent une relation entre l’isolement social et l’augmentation des risques de maladies mentales (démences, dépression) et globalement d’un affaiblissement de l’état de santé des personnes concernées par l’étude. Et je ne sais pas pour vous, mais la multiplication des réseaux sociaux n’égale en rien le fait d’avoir une franche partie de rigolade ou une sérieuse discussion autour de la sacro sainte machine à café d’entreprise. Comment alors recréer ce haut lieu de socialisation alors que nous sommes tous isolés chez nous et paradoxalement tellement “connecté”? 

J’ai effectué il y a quelques années en arrière une learning expédition dans l’entreprise informatique Agesys de Christophe Thuillier. Ce chef d’entreprise libérée, a poussé très loin le télétravail de ses salariés, bien avant qu’on en fasse tout le buzz actuel. Or je me souviens que chez Agesys ils avaient mis un écran connecté à côté de la machine à café pour que les salariés qui sont à distance puissent “prendre un café” avec leur collègues sur place. J’avais trouvé l’idée excellente à l’époque. Chez Goood nous avions il y a quelques temps en arrière une équipe de développements informatique dont une partie des salariés étaient dans les bureaux et l’autre partie en télétravail. Afin de faciliter les échanges et proposer une forme de colocalisation en “cassant” la distance, nous avions installé un grand écran dans leur bureau. Ce dernier était en permanence allumé sur une solution de visioconférence. Ainsi les salariés à distance étaient connectés, visibles par chaque membre de l’équipe présent au bureau et réciproquement. 

Vous me suivez? Si oui vous avez probablement déjà deviné quel est le rapport entre l’expérience d’écran connecté à la machine à café chez Agesys, notre équipe de développement semi-distribuée et leur écran de visioconférence permanente et le risque d’isolement social dû au confinement à cause du Covid-19?

J’ai simplement assemblé tous les éléments en me disant que pour essayer de préserver la santé mentale de mes salariés en télétravail, je pouvais essayer de créer une machine à café virtuelle !

Le principe est le suivant : 

  • Une salle de visio conférence ouverte, 24h/24h, 7J/7J
  • N’importe qui, à n’importe quel moment, peut se connecter sur celle salle, lorsqu’il/elle le souhaite
  • La salle représente une machine à café : elle n’est pas faite pour des réunions avec des clients, elle n’est destinée qu’aux gooodien.ne.s et de préférences pour des discussions informelles ouvertes à tous
  • Lorsque vous vous connectez, s’il y a déjà d’autres personnes vous pouvez discuter, échanger. S’il n’y a personne tant pis revenez plus tard, restez connecté, ou alors comme dans la vraie vie, invitez quelqu’un à venir prendre un café!

Côté technique il me fallait un logiciel de visioconférence fiable et peu onéreux, capable de proposer une salle ouverte 24h/24h même si aucun participant n’est connecté, supportant bien la présence de plusieurs personnes avec parfois des bandes passantes limitées, et utilisable sur les principaux devices (ordinateur PC, Mac, iOs, android) pour n’exclure personne (ou avez déjà vu une machine à café vous refuser parce que vous portez des baskets?). Je n’ai pas fait le tour exhaustif des solutions du marché, mais la solution zoom semblait répondre à mon besoin pour un coût assez modique vu les enjeux.

Une fois l’inscription faite, l’astuce consiste à créer une réunion périodique sans indiquer de créneau horaire et en activant bien l’option permettant aux participants de se connecter sans attendre l’animateur. Et le tour est joué! Vous n’avez plus qu’à diffuser le lien de connexion à la salle virtuelle à vos salariés. Pour en savoir plus sur le paramétrage je vous invite à regarder la vidéo faite par Ludovic Charlot.

Pour l’instant nous n’avons que quelques jours de recul, mais le concept semble beaucoup plaire et bien remplir son rôle !

Image d’illustration par Viktoria Alipatova sur Pexels

Quels outils pour quelle utilisation en télétravail ? Partie 1 : Communiquer

Comme vous sûrement, j’ai reçu tout un tas de messages à propos des outils -client lourd ou pas- disponibles pour travailler en mode partagé. Soit on me proposait de nouveaux services soit on me demandait lequel choisir devant le vaste champ de possibilités qui s’ouvre devant nous.

Suivant que vous soyez développeur, coach, manager ou autre, bien évidemment, vos besoins seront différents. Essayons de catégoriser tout ça et reprenons les feedbacks que j’ai pu récolter sur chacun des produits.

Comment continuer à communiquer efficacement en télétravail ?

Comment faire en sorte que chacun soit au courant de l’état d’avancement de l’équipe en temps réel ? Et si la production tombe ?

Un P.O. un peu stressé

Je rajouterai un niveau supplémentaire :

Parle-t-on de réunions / cérémonies ou de suivre globalement le travail de l’équipe ?

Suivant votre réponse, deux possibilités : vous cherchez une solution synchrone (type visioconférence) ou asynchrone (plus axée notifications).


La visioconférence

Zoom ($)

L’option utilisée chez Goood pendant cette période de télétravail forcé. Pour l’instant nous l’utilisons pour notre « machine à café virtuelle » et pour les réunions depuis hier.

Le premier retour que nous en avons est qu’il utilise très peu de bande passante, une ressource rare et précieuse en ces temps.

Une feature que nous n’avons pas encore testée : la création de breakout rooms afin de travailler en sous groupes avant de se retrouver dans la salle commune. Intéressant pour les workshops et formations pour nous.

Whereby ($)

Ou anciennement appear.in. Je l’ai utilisé avec des équipes de développement en mode Scrum pendant plusieurs années.

Un peu plus gourmand en bande passante (mais je ne m’en suis pas resservi depuis plusieurs mois) mais très pratique en web. L’équipe était très bien organisée autour de cet outil suffisamment flexible pour tout le monde.

Jami

Petit outsider, j’ai une certaine sympathie pour les alternatives libres.

Les deux énormes avantages sont sa gratuité complète (GNU oblige) et son mode totalement distribué, fonctionnement totalement en peer-to-peer.

Je n’ai malheureusement pas eu l’opportunité de suffisamment le tester à cause de son problème majeur : aucune société n’a l’air de connaître le produit. Mais si vous avez l’âme d’un libriste et une équipe prête à relever un peu ses manches, je suis preneur d’un feedback !


La communication textuelle et les notifications

Parfois on n’a pas besoin d’être en visio, voire on ne le veut pas. Quelles solutions nous permettent d’échanger et manière centralisée ?

Slack ($)

Difficile de ne pas commencer par lui. Grand favori, c’est aussi lui que nous avons choisi chez Goood. Uniquement en cloud, riche en extensions et capable de s’interfacer avec presque tout. Par contre, si vous voulez profiter au maximum de ses capacités, il est payant.

Teams ($)

On l’oublie parfois. Il est intégré à la suite Office 365. J’ai pu voir des équipes l’utiliser et être parfaitement satisfaites du produit. Un Slack by Microsoft ? Peut-être. Mais si vous avez déjà un abonnement Office, il ne vous coûtera rien de plus.

Mattermost (hébergement $)

Encore une petite solution open source que j’ai pu tester cette fois. J’y ai retrouvé les mêmes fonctionnalités que Slack, juste un tout petit peu moins d’intégration avec des outils externes… Et encore.

Si vous avez les ressources pour l’installer vous-même, le produit ne vous coûtera rien (il existe même des images Docker).


Il existe encore beaucoup de produits de communication. Même Skype personnel, avec son bouton « Meet Now » peut faire l’affaire. J’ai préféré vous communiquer ceux qui sortaient du lot pour des raisons spécifiques (prix, intégration et popularité).

Pour autant, le plus important restera votre équipe : quel outil accepte-elle de prendre ? J’ai vu beaucoup de dev teams refuser Slack ou Mattermost parce qu’elles préféraient uniquement utiliser l’e-mail ou toute forme de visioconférence par peur de se sentir surveillées. Tout cela est compréhensible et doit être pris en compte.

Prenez cette liste pour ce qu’elle est : un retour d’expérience sur l’utilisation d’outil de communication à distance.

Image d’illustration par PhotoMIX Ltd.

Etre agile à la maison !

Nous voilà confinés pour une durée indéterminée seul ou avec famille et enfants.

Entre le travail, le programme scolaire à suivre à distance, les tâches ménagères et l’incertitude de la crise sanitaire, nous voilà dans une situation qui peut paraître bien compliquée à gérer.

Voici 5 pratiques agiles à adopter pour une meilleure organisation au quotidien, que ce soit en cette période ou de manière plus globale :

1 – Adaptez vous

Vous aviez programmé vos journées pour les prochaines semaines. Vos réunions étaient calées dans l’agenda et voilà que tout est bousculé. Accès au réseau limité, roulement par équipe, il faut trouver la bonne installation pour le télétravail, avoir les bons outils, organiser l’emploi du temps de chacun. Faites preuve d’une grande adaptabilité et soyez prêt à accueillir l’imprévu !

2- Mettez en place de l’amélioration continue

N’hésitez pas à essayer plusieurs façons de faire, tester plusieurs configurations pour trouver la meilleure formule qui convienne à l’ensemble de la famille, petits et grands. Apprenez au fur et à mesure et arrêtez-vous régulièrement pour voir si l’organisation que vous avez mis en place est toujours adaptée et convient bien à tout le monde. Mettez-vous d’accord sur les actions à mettre en place pour vous améliorer dans la gestion de votre quotidien.

3 – Favorisez l’auto-organisation

Si vous avez des enfants, impliquez-les au maximum et responsabilisez-les. 

Commencez par définir les règles du jeu à respecter : horaires de travail, moments de détente, durée devant les écrans, etc. 

Vous pouvez ensuite faire une liste de tâches à réaliser au quotidien (devoirs, nettoyage, vaisselle, préparation du repas, poser la table, débarrasser, etc.. à adapter en fonction de l’âge de vos enfants évidemment) et vous répartir le travail à faire (Inspirez-vous sur ce blog)

Chacun est responsable de sa tâche !

Si vos enfants sont trop jeunes, vous pouvez construire l’agenda du jour en matérialisant les tâches avec des pictos, des dessins et leur laisser le choix des jeux, du livre à lire, de l’histoire à écouter, du dessin à colorier, etc.

4- Faites des daily meetings

Avant de commencer vos journées, faites un daily meeting pour vous organiser : qu’avez-vous prévu de faire aujourd’hui ? Avez-vous besoin d’aide pour avancer ? 

Tout le monde est aligné et peut démarrer son activité sereinement.

Ici encore, si vos enfants sont trop jeunes, expliquez-leur le déroulement de la journée pour leur donner un cadre.

Bien évidemment, l’idée n’est pas de rester isolés toute la journée chacun dans son coin et de délaisser les enfants. Dès que possible, rendez vous disponible pour vous assurer que tout va bien, apporter de l’aide, discuter, bref montrer que vous êtes toujours là avant de « retourner au travail » !

5- Soyez bienveillants

Cette situation n’est facile pour personne et nul ne l’a choisi. Nous devons adopter de nouvelles habitudes et le changement n’est jamais simple. Soyez indulgent avec vous-même en tout premier lieu. Rien ne se passera comme vous l’aviez prévu mais ce n’est pas grave l’essentiel est l’apprentissage que vous en tirerez. Soyez bienveillants également avec votre conjoint (e), vos enfants, votre entourage, vos collègues, tout le monde fait de son mieux avec les moyens et les ressources qu’il a en sa possession. 

6- Communiquez !

Le facteur essentiel reste la communication ! La première valeur agile nous dit « les interactions et les hommes plus que les processus et les outils » donc parlez-vous 😊