Retour d’expérience : comment nous avons continué à travailler pendant le 1er confinement (La suite)

Le 30 Avril dernier , nous « rencontrions » virtuellement notre client, Christophe, Responsable du centre agile IT au sein de la DSI d’une grande banque, pour faire le point sur son expérience du confinement et comment son équipe de coachs agiles (internes et externes) avait pu continuer sa mission auprès des équipes IT pendant ces deux mois « suspendus ».

GoooD : Quel a été l’impact du confinement sur votre activité ?

Christophe : Le 1er confinement n’a pas eu d’impact réellement négatif. Certaines activités ont même connu une forte croissance comme le secteur investissement et le niveau des demandes de la part du réseau n’a pas diminué non plus. Quasiment 100% des collaborateurs ont été mis en télétravail, ça a été un challenge technique car l’infrastructure n’avait jamais été stressée à ce point.

GoooD : Qu’est ce qui a bien fonctionné pendant le confinement au sein de vos équipes ?

Christophe : Concrètement il n’y a eu aucune difficulté technique ou organisationnelle à l’égard du télétravail. Les accompagnements auprès des équipes se sont poursuivis avec efficacité, certains ont même démarré pendant le confinement, 100% à distance et avec des équipes et des coachs qui ne s’étaient jamais rencontrés au préalable. Il a eu un véritable sentiment de collaboration, de cohésion et de soutien au sein et au-delà de l’équipe pendant toute la période de confinement.

GoooD : Quel lien faites-vous entre l’agilité et cette réussite pendant le confinement ?

Christophe : Tout ! Tous les ateliers et les accompagnements ont été réalisés à distance grâce au travail d’adaptation et de structuration des formats réalisé rapidement par l’équipe. Contre toute attente la dynamique d’équipe, la motivation et le travail en commun ont été encore meilleurs, autant de résultats concrets sur la valeur ajoutée par l’agilité pour la DSI.

GoooD : Qu’est-ce qui a été mis en œuvre pendant le confinement pour continuer et maintenir le lien entre les collaborateurs ?

Christophe : Comme il n’y avait plus de « croisement de hasard » il a fallu structurer les relations, nous avons organisé très régulièrement des ateliers et y avons convié d’autres participants que ceux habituellement (et naturellement) présents. On a instauré un « afterwork virtuel » le vendredi soir pour débriefer de la semaine et échanger nos retours d’expérience au sein de l’équipe ,comme par exemple sur :

  • « coacher les gens à travailler à distance, nécessite d’aller systématiquement chercher du feed-back après une réunion en « remote »,
  • Utiliser intensément les outils d’interaction comme Klaxoon,
  • Être à 2 pour animer efficacement en remote et qu’une séance en remote ne doit pas durer plus de 2h30...

GoooD : Et maintenant, comment s’organise le dé confinement ?

Christophe : Pour l’instant le « remote » est conservé pour 90% des équipes. De Mai à Septembre le retour sur site pour les fonctions amont et aval du cœur de métier se fera progressivement par vague de 10 à 15% tous les mois sur la base du volontariat en proscrivant autant que possible les transports en commun.

GoooD : Qu’est qui va être conservé de cette « drôle de période » ?

Christophe : On n’a pas encore assez de recul à ce stade, mais il y aura un REX de type « Keep-Start-Change-Drop » pour la suite. Tout ce qui été mis en place pendant cette période a un impact positif sur les processus métiers et devra être amélioré. Plus globalement la question autour du management asynchrone et des « new ways of working » sera posée. La priorité de la DSI est d’accélérer la digitalisation des produits en lien avec les clients et surtout d’être en capacité de décider plus rapidement de leur déploiement ou de leur arrêt.

Retour d’expérience : comment nous avons continué à travailler pendant le 1er confinement

En mai dernier nous avons eu l’occasion d’échanger avec Florent G., un client en charge de l’agilité et l’amélioration continue au sein d’un grand site web de l’immobilier. 

Les équipes de ce « pure Player » du web ont basculé en 100% télétravail pendant le premier confinement et j’étais curieuse de découvrir quels étaient les ressorts qui avaient permis la poursuite efficace de leur activité à distance alors que d’autres entreprises avaient tout arrêté.

Cet entretien a eu lieu en Mai dernier à l’issue du dé-confinement et au moment où l’entreprise mettait en œuvre une organisation « hybride ». 

GoooD : Quel a été l’impact du confinement sur votre activité ?

Florent G. : Nous sommes une entreprise du digital, nous avons été peu impactés car notre site est resté disponible et le trafic s’y est maintenu. En revanche nous avons connu une baisse de commercialisation du fait de la fermeture des agences immobilières qui sont nos clients. […]. Seules nos équipes commerciales ont été mises en activité partielle, les équipes IT ont continué de travailler à 80 voire 100% pour l’équipe en charge de l’activité B2B qui a profité de cette période de « calme » pour avancer sur des projets structurants. 

GoooD : Qu’est ce qui a bien fonctionné pendant le confinement au sein de vos équipes ?

Florent G. : Le télétravail était en test depuis un peu plus d’un an, sa généralisation a été facile car au-delà de ce test, il avait été décidé en COMEX au moment des grèves et des crises « gilets jaunes » qu’il fallait le généraliser, la volonté était marquée au niveau de la direction du groupe. 

Nos équipements informatiques (la quasi-totalité des collaborateurs ont des ordinateurs portables), nos outils (Suite Google) et notre infrastructure ont permis cette « bascule » à 100% de télétravail très facilement. Côté IT nous étions déjà habitués aux réunions et interactions à distance puisque nous sommes multi-sites (Paris et Aix en Provence). Nous avons également poursuivi nos recrutements et les intégrations qui étaient prévues ont eu lieu « normalement » mais à distance. Tout notre catalogue de formation interne a été repensé pour être réalisé en « remote » également de manière à permettre aux collaborateurs de se connecter à des formations où qu’ils soient.

GoooD : Quel lien faites-vous entre l’agilité et cette réussite pendant le confinement?

Florent G. : Côté équipes IT produit la volonté est de responsabiliser et « d’autonomiser » les équipes pour produire de la valeur et nous travaillons depuis longtemps à rendre l’équipe autonome et responsable pour qu’elle s’auto-organise. Les réunions mixtes, (en « présentiel » et avec les sites distants) que nous tenions auparavant se sont donc poursuivies pendant le confinement en passant d’un rythme hebdomadaire à un rythme quotidien pour garder le lien. 

L’ensemble des rituels a perduré (rétro, démo etc.). La collaboration à distance a été facilitée par l’utilisation de Bcast, Draw.io ou bien encore Google Drawing, côté management visuel on s’est appuyé sur Jira et Trello. Globalement on a noté côté IT une productivité au moins aussi bonne, si ce n’est meilleure pendant le confinement. 

GoooD : Qu’est-ce qui a été mis en œuvre pendant le confinement pour continuer et maintenir le lien entre les collaborateurs ?

Florent G. : L’objectif a été en effet de pérenniser les interactions existantes, des canaux d’équipes (pour le côté PRO) et thématiques (pour le côté PERSO) ont été créés sur Slack, des petits déjeuners virtuels ont été organisés. Notre PDG est resté très présent pendant toute la période, il a réalisé des vidéos quotidiennement pour garder le lien et la motivation des équipes en leur donnant des nouvelles et de la visibilité sur la situation au sein du groupe, tant sur le plan sanitaire que business. 

Une cellule de soutien psychologique a été mise en œuvre par la DRH à destination des collaborateurs et prestataires et il y avait des propositions de coaching sportif à distance qui ont connu un gros succès au début du confinement surtout. 

GoooD : Comment s’organise le déconfinement ? 

Florent G. : Pas de retour à la normale de suite, le retour dans les locaux va se faire progressivement à partir de juin et uniquement pour des besoins impérieux, à l’été il n’y aura pas plus de 30% des effectifs dans les locaux. 

GoooD : Qu’est qui va être conservé de cette « drôle de période » ?

Florent G. : Le renforcement de l’usage d’outils collaboratifs certainement, l’affirmation de l’autonomie des équipes et de leur responsabilité dans la production de valeur. Globalement le groupe va mener des réflexions sur les modes de travail « de demain » faisant plus de place au télétravail, ça a été un accélérateur. 

GoooD : Qu’est ce qui sera stoppé ?

Florent G. : La machine à café virtuelle ouverte pour tout le Groupe, qui n’a pas bien fonctionné car il est difficile pour un grand groupe de créer de la proximité virtuellement lorsque les gens ne se connaissent pas d’avance.

A ce jour, le groupe continue de travailler en mode hybride.

Le triangle de fer agile. Et les individus dans tout ça ?

Ces derniers temps, j’ai observé plusieurs projets valorisés pour leur agilité, à juste titre d’ailleurs : le livrable satisfaisait les utilisateurs, le périmètre avait été retravaillé, le produit avait été livré en un temps record, le budget avait été tenu. Une chose seulement est passé sous le tapis : les acteurs sur ces projets s’écharpaient, courraient après le temps, n’avait plus le temps de prendre du recul.

J’ai donc pensé qu’on ne regardait pas les bons indicateurs ou tout du moins tous les indicateurs. Et j’ai repensé au triangle de fer.

Triangle représentant le triangle projet périmètre, coût, budget

Nous autres agilistes avons l’habitude de présenter l’agilité au travers de la représentation du triangle de fer, autrement appelé triangle projet ou project management triangle.

En tant qu’agilistes, nous utilisons cette représentation pour expliquer la différence entre un projet “classique” et un projet “agile”.

Cependant et aux vues de mes observations récentes et celles qui me sont revenues en tête, il me semble que cette façon d’expliquer l’agilité masque d’autres variables et nuit à l’agilité.

J’ai donc décidé d’arrêter de parler de triangle de fer et de passer au pentagone de fer.

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Mots

Stop à la novlangue agile

Il faut que la feature team commence à dépiler le backlog des user stories et des technical user stories pour s’assurer d’avoir le MVP prêt pour le prochain release train, il faudra d’ailleurs mettre à jour le kanban. Après on pourra prendre les stories en should tout en essayant de maintenir la vélocité de la squad.

Nous, les agents de la transformation agile, les acteurs de cette agilité, sommes cernés par une novlangue agile mêlée à la novlangue d’entreprise. Nous en sommes les ambassadeurs, nous avons le devoir de la juguler.

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Le coach agile doit-il connaître Jira ?

Jira Software est un outil de suivi de projets très populaire dans le monde de l’entreprise. Etant donné que le coach agile aide les équipes à trouver un bon flux de travail (workflow), il est probable que cela remette en question le flux actuel proposé par leur outil numérique de suivi de projets. Est-ce au coach agile d’accompagner les équipes dans la mise en place ou la modification d’un projet Jira ? Si oui, de quel niveau de connaissance doit-il disposer ? Même s’il dispose de la compétence, le coach pourrait tomber dans le travers de “faire” à la place de quelqu’un d’autre dans l’organisation plutôt que d’accompagner. Examinons les situations où cette initiative du coach est utile à l’organisation. Lire la suite

Pour être agiles, arrêtons d’être arrangeants !

Dans de nombreuses équipes agiles avec lesquelles j’ai travaillé, un point positif remontait systématiquement : “il y a une bonne ambiance, tout le monde est arrangeant”.

A première vue, c’est une très bonne chose, mais observons le phénomène différemment.
Et si cette manière de fonctionner était un piège, et si c’était un bon moyen de se planter ensemble ?

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Accompagner le management vers l’agilité

La mise en œuvre de l’agilité au sein d’une entité impacte directement la relation entre les équipes en charge de la réalisation et leurs managers. Nouvelle organisation d’équipe (équipe pluri-disciplinaire), nouveaux modes de management (auto-organisation, transparence accrue), nouvelle conception de la gestion de la capacité (limite du travail en cours, notion de slack), bousculent les interactions.

La plupart du temps l’accompagnement des managers est négligé, ce qui, au mieux, les laisse en dehors de la transformation, au pire les braque contre l’initiative de changement. Lorsque le sujet est pris en compte, une solution automatique est souvent appliquée, du type : “envoyons les managers deux jours en formation Management 3.0, ça a l’air sympa et c’est tendance”.

Cet article explique comment le coaching agile peut accompagner les managers dans leur propre transformation, afin qu’à leur tour ils deviennent agents de transformation auprès de leurs équipes…

Slack : ne pas charger une ressource à 100% pour lui laisser une marge d’adaptation aux imprévus, cf. l’excellent livre Slack de Tom DeMarco (http://www.systemsguild.com/Slackpage.html)

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Comment maximiser ses chances d’échec ?

  1. Considérer d’emblée les managers comme des parasites nuisibles, dénués de tout intérêt et qui doivent disparaître au plus vite
  2. Ne pas inclure dès le départ la couche managériale dans la stratégie de transformation
  3. Mener la transformation en mode « best effort », en n’intégrant ni l’effort nécessaire pour le changement, ni la durée indispensable à son ancrage durable.

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Agilité, éligibilité et collectif

On a récemment fait appel à moi, sur Lyon, pour démarrer un « Accompagnement Agile » comme on dit.
imagesLa première demande sous-jacente était de faire un audit de l’entreprise pour savoir si leurs projets étaient « agilisables » ou non.

L’audit d’équipe est un sujet intéressant et je n’aurai pas la place de m’étendre dessus dans ce billet. Disons tout simplement que je ne crois pas aux interviews individuelles et que je ne suis pas à l’aise avec le fait d’arriver sur mon fier destrier et dire si une entreprise est « agilisable ».

J’ai donc filé un fier destrier à chaque participant et leur ai proposé de les guider un peu lors d’un atelier collaboratif ayant pour but de leur faire faire cette évaluation par eux et pour eux.

Ce billet décrit  le déroulement de cet atelier.

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