Retour d’expérience : comment nous avons continué à travailler pendant le 1er confinement

En mai dernier nous avons eu l’occasion d’échanger avec Florent G., un client en charge de l’agilité et l’amélioration continue au sein d’un grand site web de l’immobilier. 

Les équipes de ce « pure Player » du web ont basculé en 100% télétravail pendant le premier confinement et j’étais curieuse de découvrir quels étaient les ressorts qui avaient permis la poursuite efficace de leur activité à distance alors que d’autres entreprises avaient tout arrêté.

Cet entretien a eu lieu en Mai dernier à l’issue du dé-confinement et au moment où l’entreprise mettait en œuvre une organisation « hybride ». 

GoooD : Quel a été l’impact du confinement sur votre activité ?

Florent G. : Nous sommes une entreprise du digital, nous avons été peu impactés car notre site est resté disponible et le trafic s’y est maintenu. En revanche nous avons connu une baisse de commercialisation du fait de la fermeture des agences immobilières qui sont nos clients. […]. Seules nos équipes commerciales ont été mises en activité partielle, les équipes IT ont continué de travailler à 80 voire 100% pour l’équipe en charge de l’activité B2B qui a profité de cette période de « calme » pour avancer sur des projets structurants. 

GoooD : Qu’est ce qui a bien fonctionné pendant le confinement au sein de vos équipes ?

Florent G. : Le télétravail était en test depuis un peu plus d’un an, sa généralisation a été facile car au-delà de ce test, il avait été décidé en COMEX au moment des grèves et des crises « gilets jaunes » qu’il fallait le généraliser, la volonté était marquée au niveau de la direction du groupe. 

Nos équipements informatiques (la quasi-totalité des collaborateurs ont des ordinateurs portables), nos outils (Suite Google) et notre infrastructure ont permis cette « bascule » à 100% de télétravail très facilement. Côté IT nous étions déjà habitués aux réunions et interactions à distance puisque nous sommes multi-sites (Paris et Aix en Provence). Nous avons également poursuivi nos recrutements et les intégrations qui étaient prévues ont eu lieu « normalement » mais à distance. Tout notre catalogue de formation interne a été repensé pour être réalisé en « remote » également de manière à permettre aux collaborateurs de se connecter à des formations où qu’ils soient.

GoooD : Quel lien faites-vous entre l’agilité et cette réussite pendant le confinement?

Florent G. : Côté équipes IT produit la volonté est de responsabiliser et « d’autonomiser » les équipes pour produire de la valeur et nous travaillons depuis longtemps à rendre l’équipe autonome et responsable pour qu’elle s’auto-organise. Les réunions mixtes, (en « présentiel » et avec les sites distants) que nous tenions auparavant se sont donc poursuivies pendant le confinement en passant d’un rythme hebdomadaire à un rythme quotidien pour garder le lien. 

L’ensemble des rituels a perduré (rétro, démo etc.). La collaboration à distance a été facilitée par l’utilisation de Bcast, Draw.io ou bien encore Google Drawing, côté management visuel on s’est appuyé sur Jira et Trello. Globalement on a noté côté IT une productivité au moins aussi bonne, si ce n’est meilleure pendant le confinement. 

GoooD : Qu’est-ce qui a été mis en œuvre pendant le confinement pour continuer et maintenir le lien entre les collaborateurs ?

Florent G. : L’objectif a été en effet de pérenniser les interactions existantes, des canaux d’équipes (pour le côté PRO) et thématiques (pour le côté PERSO) ont été créés sur Slack, des petits déjeuners virtuels ont été organisés. Notre PDG est resté très présent pendant toute la période, il a réalisé des vidéos quotidiennement pour garder le lien et la motivation des équipes en leur donnant des nouvelles et de la visibilité sur la situation au sein du groupe, tant sur le plan sanitaire que business. 

Une cellule de soutien psychologique a été mise en œuvre par la DRH à destination des collaborateurs et prestataires et il y avait des propositions de coaching sportif à distance qui ont connu un gros succès au début du confinement surtout. 

GoooD : Comment s’organise le déconfinement ? 

Florent G. : Pas de retour à la normale de suite, le retour dans les locaux va se faire progressivement à partir de juin et uniquement pour des besoins impérieux, à l’été il n’y aura pas plus de 30% des effectifs dans les locaux. 

GoooD : Qu’est qui va être conservé de cette « drôle de période » ?

Florent G. : Le renforcement de l’usage d’outils collaboratifs certainement, l’affirmation de l’autonomie des équipes et de leur responsabilité dans la production de valeur. Globalement le groupe va mener des réflexions sur les modes de travail « de demain » faisant plus de place au télétravail, ça a été un accélérateur. 

GoooD : Qu’est ce qui sera stoppé ?

Florent G. : La machine à café virtuelle ouverte pour tout le Groupe, qui n’a pas bien fonctionné car il est difficile pour un grand groupe de créer de la proximité virtuellement lorsque les gens ne se connaissent pas d’avance.

A ce jour, le groupe continue de travailler en mode hybride.

Pour créer une identité d’équipe, le totem

Photo by Zbysiu Rodak on Unsplash

Actuellement, j’accompagne un programme IT d’une quarantaine de personnes autour d’une transformation agile à l’échelle.

Avec le manager de l’équipe et des représentants des collaborateurs, nous avons décidé de structurer le groupe autour de plusieurs équipes pluridisciplinaires et capables de livrer des fonctionnalités de façon autonomes : des feature teams.

Elles ne sont pas dédiées à une fonctionnalité ou un objectif particulier, elles se répartissent les éléments du backlog au fur et à mesure, sans spécialisation fonctionnelle.

Les membres de ces équipes, qui ne se connaissent pas ou peu, vont devoir travailler ensemble à livrer des éléments de valeur de façon efficace.

L’enjeu : créer des identités d’équipe.

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La posture du facilitateur

Meetup – Esprit Agile, Jeudi 24 Mars 2016 à Aix-En-Provence 

Intelligence collective, ateliers participatifs, équipes auto-organisées… Ces nouvelles formes de travail collaboratif, qui misent sur la performance du groupe, font naturellement émerger l’importance de la facilitation.

Mais qu’est-ce qu’un facilitateur ? Romain Vignes vous propose de découvrir/échanger sur la posture du facilitateur au travers de la mise en application de quelques techniques de facilitation de groupe.

Inscription sur le meetup Esprit Agile

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